Tugas dan tanggung jawab departemen penagihan sangat bervariasi tergantung pada industri tempat departemen beroperasi dan klien yang dilayaninya. Namun, departemen penagihan yang sukses dan dikelola dengan baik berbagi beberapa konstanta. Sebagai contoh, seorang manajer penagihan yang efektif harus menunjukkan keterampilan kepemimpinan yang solid, menunjukkan pengetahuan tentang koleksi dan praktik penagihan, serta memiliki kemampuan untuk memotivasi anggota staf secara konsisten.
Rancang jadwal penagihan yang bisa diterapkan untuk memastikan bahwa siklus penagihan dan pembayaran diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan standar kontrol kualitas. Berikan kepada staf salinan prosedur kebijakan penagihan dan buku pegangan perusahaan untuk referensi mudah.
Mengawasi pemeriksaan kontrol kualitas. Pantau komunikasi tertulis dan verbal antara staf dan klien. Cari kepatuhan terhadap prosedur penagihan dan penagihan serta contoh penyesuaian dan penghapusan yang dilakukan dengan benar.
Melaksanakan kursus pelatihan untuk anggota staf tentang prosedur dan standar perusahaan. Menawarkan teknik panggilan dingin dan lunak, kiat negosiasi dan pelatihan perangkat lunak.
Kelola laporan kegiatan penagihan dan pengumpulan. Berikan kepada klien salinan - bukan yang asli - dari laporan semacam itu. Kumpulkan informasi di seluruh departemen penagihan lain untuk mendokumentasikan akun di satu tempat.
Adakan rapat staf secara teratur. Analisis volume operasional dan lakukan perubahan seperlunya. Menjaga semangat tinggi dengan mengakui anggota staf yang memberikan kinerja tingkat tinggi, menunjukkan sejarah komunikasi yang efektif kepada manajemen dan mengikuti anggota staf serta memberikan kesan positif pada organisasi dan departemen penagihan.
Kiat
-
Perbarui sistem komputer departemen penagihan Anda saat teknologi baru tersedia.
