Bahkan jika Anda hanya berada di pekerjaan Anda untuk waktu yang singkat, Anda tahu bahwa menyimpan catatan yang teliti, mengevaluasi praktik pembelian saat ini, mencari hubungan vendor baru dan memastikan bahwa sistem operasi Anda dirancang secara efisien adalah kunci menuju departemen pembelian yang terorganisir. Apakah Anda baru saja dibawa untuk mengubah divisi yang ada dari semrawut menjadi terorganisir, atau Anda hanya ingin memastikan semuanya berjalan efisien dengan beberapa gangguan, artikel ini dapat mengarahkan Anda ke arah yang benar.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer
-
Perangkat lunak
-
Membeli dokumen
-
Manual kebijakan
-
Penyimpanan / inventaris yang diaudit
-
Sistem keamanan (opsional)
Mulailah mengaudit file departemen pembelian dan metode untuk mengevaluasi sistem saat ini. Tindak lanjuti barang yang dipesan untuk karyawan atau departemen dan verifikasi kinerja vendor resmi. Kunjungi kepala departemen untuk mendiskusikan pengalaman pembelian mereka sebelumnya. Dapatkan umpan balik tentang cara meningkatkan metode pemrosesan, pelacakan, dan pemenuhan departemen.
Dapatkan izin untuk menyusun manual kebijakan departemen pembelian baru berdasarkan umpan balik yang diterima dari kepala departemen jika tidak ada panduan saat ini atau menjadi jelas bahwa versi saat ini tidak berfungsi. Menulis, mengedit, dan mengedarkan draft ke pembuat keputusan terkait. Kirim salinan publikasi ke manajer sehingga mereka memiliki titik referensi untuk permintaan pembelian di masa depan.
Audit dokumen yang digunakan perusahaan Anda untuk melakukan operasi pembelian. Tinjau bahasa pesanan pembelian, periksa kembali dokumentasi dan formulir penawaran perusahaan Anda, evaluasi permintaan pasokan bersama dan dokumen lainnya. Buat perubahan, jika perlu, untuk meningkatkan keamanan dan efisiensi dalam pengiriman barang yang dipesan.
Tinjau dan analisis inventaris persediaan perusahaan yang saat ini disimpan di atau di luar situs. Verifikasi semua inventaris terhadap dokumentasi yang ada. Mengibarkan kelebihan dan kekurangan barang yang terus-menerus diminati, seperti perlengkapan kantor. Mengevaluasi cara pembelian disimpan dan diambil oleh pemetik dan pengepak. Buat peningkatan pada cara mereka disimpan untuk mengurangi inefisiensi.
Mengevaluasi operasi racking, picking dan packing saat ini - terutama jika kecerobohan telah mengakibatkan pencurian, tidak diperhitungkan stok dan keterlambatan dalam mendapatkan pasokan ke pekerja secara tepat waktu. Selidiki kebijaksanaan memasang sistem keamanan, jika belum ada, untuk berfungsi sebagai pencegah kejahatan di area penyimpanan.
Melembagakan program kendali mutu sehingga pemetik, pengepak, akunting, dan pembelian semuanya menerima informasi penting tentang pengiriman pasokan pada saat yang sama; terutama karena informasi tersebut berkaitan dengan pemesanan kembali, pemogokan buruh, barang yang cacat atau rusak - keadaan tak terduga yang dapat mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran bahan yang datang melalui departemen pembelian.
Ikuti perkembangan tren industri untuk mempelajari teknik-teknik baru dalam mengatur operasi departemen pembelian. Bayangkan laporan kemajuan boilerplate sehingga Anda akan dapat secara sistematis memperbarui manajemen pada status barang yang dipesan, sehingga Anda tidak menghabiskan setengah hari Anda untuk menjawab pertanyaan yang sama, “Kapan saya bisa berharap mendapatkan notes yang saya pesan di Juli?"
