Ketika Anda mengajukan permohonan hibah, Anda biasanya akan diminta untuk mengajukan anggaran yang diusulkan bersama dengan sisa proposal Anda. Dalam hampir semua kasus, anggaran itu harus disertai dengan narasi anggaran. Bagian dari paket proposal hibah Anda ini membantu menjelaskan dan, yang lebih penting, menjustifikasi angka-angka dalam anggaran yang Anda usulkan. Narasi anggaran yang kuat, didukung, dan ditulis dengan baik membantu meyakinkan orang-orang yang bertanggung jawab untuk memberikan hibah bahwa organisasi dan proyek Anda adalah taruhan kemenangan di antara beragam kandidat.
Apa itu Narasi Anggaran?
Sementara program hibah sering mengharuskan pelamar untuk memenuhi pedoman khusus program, sebagian besar paket hibah meminta agar proposal menyertakan anggaran yang direncanakan dan narasi anggaran yang menyertainya. Narasi dapat dimuat dalam bagian terpisah dari proposal, atau dapat ditambahkan ke anggaran sebagai poin atau catatan yang dilampirkan pada item anggaran tertentu. Sementara tujuan dari bagian anggaran adalah untuk memberi pembaca kesan instan dari angka-angka itu sendiri, narasinya harus dirancang untuk membenarkan anggaran, baik secara total maupun secara terperinci. Membenarkan secara memadai dan akurat setiap item anggaran sangat penting untuk hibah besar. Detail naratif harus membantu menjelaskan kepada pembaca bagaimana dan di mana dana hibah akan memberikan dampak positif, seandainya proposal diterima.
Apa Fungsi Narasi Anggaran?
Tujuan narasi anggaran adalah untuk menjelaskan dan membenarkan biaya yang diproyeksikan untuk rencana proposal. Agar efektif, narasi anggaran harus ditulis dengan jelas dan ringkas dalam bahasa yang sederhana. Narasi menjelaskan mengapa setiap biaya spesifik diperlukan untuk mencapai tujuan proposal dan tujuan program hibah. Untuk membuat pekerjaan lebih mudah dan sederhana, buat anggaran dan narasi anggaran Anda secara bersamaan. Pekerjaan yang Anda lakukan untuk membuat satu bagian tentu akan menginformasikan dan membentuk yang lain, dan sebaliknya.
Bagaimana Anda Mengatur Narasi Anggaran?
Secara umum, narasi anggaran akan disusun menurut garis organisasi anggaran, karena tujuannya adalah untuk memperjelas dan membenarkan anggaran. Membuat narasi yang meniru struktur organisasi anggaran itu sendiri membantu memperkuat data Anda dan perasaan proposal yang kohesif bagi pembaca Anda.
Mulailah dengan mengelompokkan setiap bagian dari narasi Anda sesuai dengan cara anggaran itu sendiri. Anda mungkin ingin menulis bagian terpisah untuk barang-barang mahal yang tidak biasa, alih-alih mengelompokkannya menjadi satu paragraf. Kalau tidak, untuk sebagian besar, setiap item harus dicakup dalam paragrafnya sendiri, di bawah kategori yang sesuai. Sertakan informasi spesifik tentang mengapa biaya spesifik itu diperlukan, bagaimana kaitannya dengan program Anda dan bagaimana hal itu meningkatkan tujuan hibah. Selain itu, sertakan dukungan yang terdokumentasi untuk item tersebut, biaya dan sumber spesifiknya, jika berlaku.
Apa itu Contoh Kerusakan Anggaran?
Salah satu contoh pengelompokan anggaran meliputi kategori berikut:
- Personil dan Konsultan (atau pilah secara bergantian menjadi dua kategori terpisah)
- Tunjangan
- Perjalanan
- Kontrak dan Layanan Lainnya
- Peralatan dan perlengkapan
- Persediaan dan Bahan
- Penghasilan Program
- Lain-lain
Hibah yang Anda lamar mungkin memiliki persyaratan khusus mereka sendiri untuk proposal secara umum atau anggaran dan narasi anggaran pada khususnya. Selalu periksa persyaratan dana Anda sebelum menyelesaikan proposal dan narasi anggaran. Sebagian besar hibah mengharapkan item anggaran dikategorikan.
Menulis seolah-olah ke Teman
Agar efektif, isi narasi anggaran harus spesifik, masuk akal, praktis dan terorganisir dengan baik. Perlu diingat bahwa tujuan narasi adalah untuk membenarkan biaya dan pengeluaran yang diusulkan, dan untuk membuktikan bahwa keduanya dijamin dan perlu. Untuk membuat konsep narasi untuk setiap bagian dan item anggaran, dekati tugas tersebut seolah-olah Anda sedang menjelaskan kepada teman yang tertarik yang sama sekali tidak terkait dengan program, perusahaan Anda, dana bantuan atau organisasi pendanaan. Orang ini ingin tahu lebih banyak tetapi tidak memiliki latar belakang profesional atau kosa kata untuk memahami tujuan Anda secara naluriah. Anda harus menjelaskannya kepada teman yang tertarik dan tidak berpengalaman ini menggunakan istilah yang jelas dan sederhana serta alasan yang langsung.
Tulis setiap bagian narasi seolah-olah Anda berbicara langsung kepada orang ini. Ini akan membantu Anda membuat narasi proses dengan alur percakapan menggunakan bahasa yang sederhana dan jelas. Setelah menulis draft narasi lengkap menggunakan pendekatan ini, Anda dapat kembali dan merevisi teks agar mengalir lebih lancar dan memperbaiki masalah keterbacaan.
Ulangi Angka untuk Kejelasan
Ulangi harga yang tepat dalam narasi Anda, dengan asumsi narasi Anda akan berada di bagian terpisah dari proposal Anda. Ini memudahkan pembaca untuk memahami anggaran Anda dan perincian tentang bagaimana dana akan digunakan. Jika anggaran Anda didasarkan pada proyeksi, jelaskan bagaimana Anda memperkirakan biayanya, dan jika Anda memiliki penawaran atau perkiraan tertulis dari penyedia luar, lampirkan itu pada proposal Anda sebagai lampiran.
Selain itu, lanjutkan dengan asumsi bahwa pembaca Anda tidak perlu memahami bagaimana setiap item akan digunakan atau apa tujuannya dalam mencapai tujuan Anda. Sertakan uraian yang jelas tentang bagaimana barang itu akan digunakan, atau apa kontribusi layanan untuk program yang Anda usulkan.
