Penganggaran dalam suatu organisasi, juga dikenal sebagai proses perencanaan tahunan, dirancang untuk memberikan para manajer cetak biru untuk mengoperasikan perusahaan. Anggaran menunjukkan apa yang ingin dikeluarkan perusahaan untuk menghasilkan pendapatan, apa pendapatan yang diproyeksikan, dan laba yang akan diperoleh perusahaan jika mencapai tujuan pendapatannya. Bahkan di dalam perusahaan di mana sistem penganggaran telah ada selama beberapa tahun, prosesnya tidak sepenuhnya efisien.
Pendekatan Tradisional Diringkas
Pendekatan tradisional untuk penganggaran adalah perpaduan metode penganggaran top-down dan bottom-up. Top-down berarti manajemen puncak menetapkan tujuan untuk tahun itu dan mengkomunikasikannya ke bawah rantai komando. Dalam penganggaran bottom-up, manajer departemen menyiapkan anggaran untuk segmen bisnis yang menjadi tanggung jawab mereka dan mengirimkan anggaran ke manajemen puncak untuk konsolidasi ke dalam anggaran atau rencana di seluruh perusahaan.
Tujuan yang Tidak Realistis
Sasaran yang ditetapkan oleh eksekutif senior mencakup target pertumbuhan pendapatan khusus serta pedoman mengenai pengeluaran. Sebuah perusahaan mungkin menetapkan tujuan meningkatkan pendapatan sebesar 10 persen, atau memotong biaya sebesar 5 persen. Kecuali jika orang-orang di atas meminta masukan dari manajer departemen yang memiliki tanggung jawab untuk mencapai hasil, tujuan cenderung dilihat oleh manajer tingkat bawah sebagai sewenang-wenang, tidak adil dan tidak dapat dicapai.
Tidak Termasuk
Pendekatan bottom-up dapat berarti bahwa hanya personel manajemen yang berkontribusi untuk menghasilkan anggaran departemen - karyawan di bawah level manajerial tidak termasuk dalam proses. Karyawan ini sering memiliki informasi penting yang dapat menghasilkan rencana yang lebih realistis dan dapat dicapai. Tenaga penjualan, misalnya, mungkin tahu bahwa produk tertentu mulai menurun popularitasnya dengan pelanggan, sehingga sumber daya pemasaran harus digunakan untuk produk dengan potensi pertumbuhan yang lebih besar.
Anggaran Selalu Naik
Untuk menyiapkan anggaran mereka, manajer departemen sering mengambil anggaran tahun lalu dan menambahkan jumlah tambahan, seperti 8 persen, untuk menutupi asumsi kenaikan biaya. Mereka tidak meluangkan waktu untuk memeriksa semua pengeluaran item baris untuk melihat apakah ada area di mana dana terbuang. Apa yang harus mereka lakukan adalah mencari pengeluaran yang tidak berkontribusi pada peningkatan efisiensi atau pertumbuhan pendapatan dan memangkasnya dari anggaran tahun depan, bukan menambah 8 persen untuk mereka.
Padding, lalu Cutting
Manajer departemen yang berpengalaman mahir memainkan "permainan anggaran." Mereka tahu manajemen puncak akan mengambil anggaran yang mereka kirimkan dan memotong jumlah tertentu dari itu, sehingga mereka meminta lebih banyak uang daripada yang sebenarnya mereka butuhkan. Ketika anggaran yang direvisi disetujui, ternyata mereka mendapatkan semua yang mereka inginkan sejak awal. Ini menghukum manajer lain yang tulus dalam upaya mereka untuk menyampaikan perkiraan pengeluaran yang realistis dan kemudian harus berurusan dengan anggaran mereka dikurangi.
Kekakuan
Perusahaan dapat menggunakan anggaran sebagai perangkat hukuman daripada pedoman. Manajer yang tidak mencapai hasil perkiraan dengan tepat mendapat kritik keras dari manajemen senior dan bahkan mungkin menerima ulasan kinerja yang buruk. Yang benar adalah bahwa bisnis sangat jarang mencapai angka perkiraannya. Terlalu banyak variabel yang memengaruhi kinerja perusahaan, termasuk pesaing yang menjadi lebih kuat atau perekonomian yang semakin lemah. Manajemen puncak harus mempertimbangkan faktor-faktor ini ketika menilai kinerja manajer departemen, dan tidak melihat perbedaan hanya dari anggaran.
