Saat memulai organisasi baru, membangun tim, atau mendefinisikan proyek, penting untuk mengetahui apa tujuan dan ruang lingkup yang dimaksud. Dokumen yang digunakan untuk mengklarifikasi ini disebut dokumen piagam.
Apa itu Dokumen Piagam?
Piagam adalah dokumen formal yang seperti peta jalan untuk tujuan dan pencapaian suatu organisasi, tim, atau proyek. Ini termasuk siapa yang terlibat, apa tujuannya, siapa yang memiliki wewenang dan atas apa dan siapa dan jika ada siklus hidup untuk kelompok atau proyek ketika sudah selesai.
Latihan Sejarah
Dokumen piagam telah ada sejak Abad Pertengahan. Magna Carta, yang berasal dari tahun 1215, mengklarifikasi peran Raja Inggris sambil menetapkan hak untuk para baron, pemilik properti lainnya, dan Gereja.
Sepanjang sejarah, piagam telah dinilai dokumen yang menggambarkan hak-hak organisasi dan proyek, serta apa yang perlu dicapai. Dari perusahaan-perusahaan carteran yang diberkahi dengan kekuatan kerajaan ketika mereka berangkat untuk menemukan dunia baru melalui dokumen-dokumen yang mendikte hak-hak kolonial, piagam-piagam kemarin serupa dalam kerangka kerja dengan dokumen organisasi saat ini.
Apa itu Piagam Proyek?
Piagam proyek tidak hanya mendefinisikan ambisi dan pemain dalam suatu proyek; itu melindungi tim dari "lingkup creep" yang ditakuti yang melihat banyak proyek menjadi sulit diatur.
Sebuah piagam dibuat sebelum rencana proyek; merinci tujuan dan sasaran proyek. Ini juga mencakup latar belakang proyek, menjelaskan tujuannya dan apa yang harus dicapai. Piagam ini menguraikan ruang lingkup proyek dan menyatakan apa yang bisa disampaikan, tugas yang menjadi tanggung jawab tim, dan pekerjaan yang tidak diharapkan dilakukan oleh tim. Yang terakhir ini sangat penting dalam mencegah "creep lingkup" yang dapat mengarah pada tanggung jawab yang terus berkembang, yang pada akhirnya dapat mengancam tenggat waktu.
Piagam tersebut juga harus menentukan kepemimpinan, pemangku kepentingan, dan anggota tim. Ini akan menguraikan tanggal-tanggal penting dalam proyek dan anggaran, bersama dengan risiko dan asumsi, serta ketergantungan dan kendala. Itu harus mengklarifikasi tingkat otoritas manajer proyek, termasuk apakah mereka mampu merekrut atau memecat staf. Akhirnya, harus menetapkan rencana permainan komunikasi, termasuk parameter tentang seberapa cepat respons diharapkan pada pertanyaan.
Piagam proyek dimaksudkan untuk ditandatangani oleh para pemangku kepentingan utama dan manajemen. Ini harus mengurangi miskomunikasi dan memberikan cahaya penuntun yang kuat untuk kehidupan proyek. Ini juga dianggap sebagai cara untuk 'menjual' proyek ke manajemen untuk persetujuan.
Menulis Piagam Tim yang Baik
Sama seperti piagam proyek, piagam tim harus mencapai hal yang sama untuk tim mana pun. Komponennya mirip tetapi diterapkan pada tim daripada proyek.
Ini akan menjelaskan mengapa tim sedang dibuat dan jenis proyek apa yang akan dipelopori sambil menguraikan tujuan untuk masa depan tim dan mengklarifikasi parameter untuk mengukur keberhasilan tim.
Piagam ini akan dengan jelas menyatakan peran - siapa yang bertanggung jawab, apa yang menjadi wewenang mereka, siapa anggota tim, keterampilan apa yang mereka semua bawa ke meja dan bagaimana keterampilan itu akan digunakan sebaik-baiknya. Dokumen tersebut akan mengeksplorasi anggaran yang dialokasikan untuk tim serta sumber daya yang mereka miliki. Juga, menetapkan bagaimana audit internal dan tinjauan akan dilakukan untuk kemajuan proyek tim, bersama dengan pelaksanaan evaluasi tim dan frekuensi daripadanya. Metode dan harapan komunikasi juga harus dijabarkan.
Piagam tim yang baik harus membantu menjaga miskomunikasi seminimal mungkin dan membuat tim fokus pada tujuannya.
Piagam sebagai Kekuatan Penuntun
Dokumen piagam menjelaskan struktur kekuasaan, menetapkan rencana komunikasi dan berfungsi sebagai panduan kasar mengenai anggaran dan alokasi. Semua ini mungkin dianggap sebagai masalah hamstring sebelum mereka bahkan memulai. Tetapi piagam ini membantu melindungi proyek dan tim dengan menetapkan pedoman dan aspirasi yang jelas serta batasan pada harapan dan peran. Dokumen piagam yang ditulis dengan baik akan menyediakan dan melindungi ruang lingkup untuk tim, proyek, dan organisasi.
