Setiap tahun perusahaan yang menawarkan tunjangan karyawan memiliki periode pendaftaran terbuka bagi karyawan untuk mendaftarkan atau memperbarui cakupan perawatan kesehatan mereka untuk tahun berikutnya. Bersiap untuk periode pendaftaran terbuka, banyak perusahaan meluncurkan kampanye untuk mengkomunikasikan informasi tentang opsi manfaat mereka. Kampanye ini dapat multi-segi dalam pendekatan menggunakan komunikasi elektronik dan tertulis di samping sesi pertemuan terbuka untuk menjelaskan rencana kesehatan tahun depan dan pilihan manfaat.
Kampanye Elektronik
Komunikasi karyawan elektronik tentang pendaftaran terbuka adalah hal biasa di tempat kerja saat ini. Kampanye komunikasi pendaftaran terbuka termasuk ledakan email ke semua karyawan dengan informasi tentang rencana tunjangan dan pengingat kapan dan bagaimana cara mendaftar, buletin mingguan dengan artikel tentang opsi tunjangan dan brosur tunjangan. Informasi yang dikirim melalui email dapat diposting di intranet perusahaan, situs web internal, bagi karyawan untuk ditautkan melalui email. Vendor yang menangani pemrosesan pendaftaran mungkin memiliki situs web untuk pendaftaran elektronik yang mungkin berisi informasi tentang opsi manfaat. Karyawan dapat meninjau informasi manfaat elektronik di waktu luang mereka dan mendaftar dengan nyaman sebelum akhir periode pendaftaran terbuka.
Panggilan Konferensi / Rapat Web
Pengusaha yang lebih besar dapat mengadakan panggilan konferensi perusahaan yang luas dengan pertemuan web yang menyertainya selama pendaftaran terbuka. Panggilan dapat dihosting oleh departemen sumber daya manusia dan membuat tamu dari vendor dikontrak untuk memberikan manfaat tahun depan. Setiap vendor dapat berbicara tentang penawaran dan menjawab pertanyaan. Presentasi termasuk demonstrasi situs web pendaftaran dapat diikuti secara online melalui pertemuan web selama panggilan berlangsung.
Sesi Pendaftaran Terbuka Tatap Muka
Untuk menjangkau karyawan tanpa akses komputer atau telepon perusahaan dapat mengadakan beberapa sesi pendaftaran terbuka secara langsung. Seperti konsep panggilan konferensi, perwakilan dari departemen sumber daya manusia perusahaan dan vendor rencana kesehatan dapat mengadakan pertemuan langsung dengan karyawan untuk menjelaskan manfaat dan proses pendaftaran. Beberapa sesi dapat diadakan untuk mengakomodasi karyawan pada shift yang berbeda dan memungkinkan pengaturan yang lebih intim bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan.
