Spreadsheet adalah alat yang populer di kantor dan bisa berguna di rumah juga. Apakah Anda perlu memiliki jadwal untuk merinci dan secara otomatis menambahkan biaya untuk pernikahan, membuat faktur untuk klien freelance Anda atau membuat satu set laporan keuangan untuk bisnis Anda, spreadsheet sesuai dengan tugas.
Mungkin ada kurva belajar jika Anda ingin menggunakan beberapa fitur yang lebih canggih, tetapi begitu Anda memahami cara kerja spreadsheet dan kemampuannya, Anda akan melihat penggunaannya hampir tidak ada habisnya.
Apa itu Spreadsheet?
Spreadsheet adalah dokumen elektronik yang menggunakan baris dan kolom untuk menyimpan dan memanipulasi data. Ini adalah digital, lembar kerja berbasis perangkat lunak, dimodelkan setelah bentuk kertas dari kertas kisi akuntan. Baris dan kolom membentuk sel yang menyimpan bagian data yang terpisah. Anda dapat menggunakan spreadsheet untuk melakukan perhitungan matematika dan manipulasi lain pada data yang Anda masukkan.
Banyak orang juga menggunakan spreadsheet untuk merekam dan menyimpan data yang memiliki banyak atribut. Misalnya, nama seseorang, perincian alamat mereka, nama perusahaan tempat mereka bekerja, jabatan dan status hubungan bisnis mereka dapat digunakan untuk database pencarian calon pelanggan.
Anda dapat mengurutkan data dalam spreadsheet dan melakukan berbagai jenis analisis. Anda juga dapat menerapkan berbagai rumus dan fungsi ke data. Spreadsheet menawarkan kemampuan untuk mengatur informasi Anda dan menggunakannya sebagai dasar untuk membuat tabel, grafik, dan grafik untuk analisis.
Mengapa Menggunakan Spreadsheet?
Salah satu alasan paling populer untuk menggunakan spreadsheet adalah untuk menyimpan, merekam, dan mencetak data. Sangat mudah untuk mengatur dan mengurutkan data dengan spreadsheet, dan karena tata letak dengan baris dan kolom sel, Anda dapat mengklik di mana saja untuk memperbarui informasi dengan mudah tanpa harus khawatir tentang ruang, pengembalian atau tab yang tidak terlihat seperti yang Anda lakukan di beberapa program lain seperti pengolah kata.
Anda dapat mengotomatiskan berbagai fungsi untuk menjalankan perhitungan, mencari item tertentu atau menarik informasi pembaruan dari program lain atau web. Misalnya, akuntan mungkin menambahkan data baru setiap bulan ke spreadsheet mereka dan menggunakan rumus "jumlah" sederhana untuk memperbarui total data secara otomatis.
Spreadsheet menawarkan cara cepat dan mudah untuk menampilkan data dan membagikannya dengan orang lain. Anda dapat mengetik data atau menyalinnya dari program lain dan menempelkannya ke dalam spreadsheet, menyimpan file Anda dan dengan mudah mengirim email kepada orang lain. Pekerja kantor dapat menyimpan spreadsheet di jaringan komputer kantor mereka untuk memungkinkan orang lain membuka file dan memperbarui berbagai bagiannya.
Spreadsheet menawarkan kemampuan untuk menyimpan data dalam jumlah besar di satu tempat karena file spreadsheet memiliki lebih dari satu lembar di dalamnya. Setiap tab file disebut lembar kerja, dan file itu disebut buku kerja. Anda dapat menyimpan informasi keuangan, diformat ke dalam laporan keuangan, untuk bisnis kecil, dan menggunakan tab berbeda untuk setiap bulan dalam setahun. Anda kemudian dapat menambahkan tab lain yang menggunakan tautan untuk merangkum dan menambahkan semua data ke dalam angka tahunan.
Cara Menggunakan Google Excel
Excel adalah nama produk spreadsheet Microsoft Office, tetapi Anda dapat menggunakannya dengan Google, alih-alih menggunakan aplikasi spreadsheet Google. Salah satu keuntungan terbesar menggunakan program spreadsheet Microsoft Excel dalam aplikasi Google Google Drive adalah Anda dapat bekerja di spreadsheet Excel secara online.
Dengan Microsoft Office, kecuali jika Anda memiliki langganan Office 365 online, Anda hanya akan dapat mengakses file spreadsheet Excel Anda dari hard drive komputer Anda atau folder file jaringan. Jika Anda ingin bekerja di lembar bentang Excel di Google drive, Anda juga bisa mengonversi lembar bentang Excel Anda ke file Google Sheets. Jika Anda mengunggah file Excel untuk disimpan di Google Drive dan mencoba membukanya, Anda akan melihat dokumen statis yang tidak memungkinkan Anda membuat perubahan apa pun.
Namun, Microsoft dan Google telah meningkatkan kemampuan mereka untuk bekerja bersama pada file Microsoft Office dalam Google. Anda dapat menginstal plug-in Microsoft Office Google Drive, yang ditemukan di Google Play. Setelah Anda menginstal plug-in ketika Anda membuka aplikasi Microsoft Office, Anda akan melihat menu drop-down yang mengatakan Google Drive, dan itu akan memberi Anda berbagai opsi untuk membuka, mengedit, dan menyimpan file Microsoft Office Anda, menjaganya dalam format Microsoft Office saat menyimpannya di dalam Google Drive Anda.
Untuk mendapatkan plug-in, lakukan pencarian online di browser Anda untuk plug-in Google Drive untuk Microsoft Office. Anda akan diminta untuk mengunduh "_driveforoffice.exe "_ file dan ikuti proses instalasi sederhana.
Cara Menggunakan Google Sheets
Untuk membuat spreadsheet dalam Google Sheets, pastikan Anda masuk ke akun Google Anda, buka tab browser, navigasikan ke drive.google.com, atau sheets.google.com dan buat dokumen Sheets baru.
Setelah Anda menavigasi ke Google Drive, menggunakan bilah menu di sisi kiri layar Anda atau tombol "+" merah di kanan bawah layar Anda, buat dokumen Sheets baru, dan Anda akan siap untuk mulai menggunakan Anda spreadsheet. Google Sheets memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dengan orang lain secara online dengan mudah begitu Anda mengirimi mereka tautan ke spreadsheet Anda. Beberapa orang dapat secara aktif bekerja di file pada saat yang sama, dan Anda dapat melihat siapa yang ada di file dan bahkan pada tab dan sel spreadsheet apa yang sedang mereka kerjakan. Dengan Sheets, Anda juga dapat menggunakan alat terintegrasi Google lainnya, seperti menerjemahkan teks dalam spreadsheet Anda, menggunakan formula untuk secara otomatis mengambil data harga saham dari situs online dan mengimpor jenis data lainnya langsung dari halaman web ke dalam spreadsheet Anda.
Google Sheets menawarkan templat yang sudah dibuat untuk berbagai keperluan seperti anggaran, faktur lepas, laporan keuangan perusahaan, pelacak proyek, bagan Gantt, jadwal shift karyawan, basis data kontak penjualan, dan lainnya. Anda juga dapat menemukan ini dan templat lainnya dalam Microsoft Excel dan program spreadsheet lainnya. Salah satu manfaat Google Sheets adalah pekerjaan Anda disimpan secara otomatis setiap beberapa detik. Jika Anda menggunakan program lembar bentang Excel, Anda memiliki opsi untuk menyimpan secara otomatis, tetapi itu bukan fitur default, dan Anda mungkin kehilangan pekerjaan kecuali jika Anda sering menyimpan pekerjaan secara manual.
Fungsi Lembar Kerja Dasar
Fungsi dasar spreadsheet melibatkan penyimpanan tiga jenis data, yaitu teks, angka, dan rumus atau fungsi. Kebanyakan orang menggunakan spreadsheet untuk melakukan perhitungan matematika dasar, seperti penjumlahan, pengurangan, penggandaan, dan pembagian pada data mereka. Anda juga dapat menyimpan baris data dengan beberapa atribut, seperti nama dan detail alamat.
Spreadsheet biasanya memiliki banyak baris untuk mengakomodasi data dalam jumlah besar, dengan maksimum dua juta sel yang terdiri dari banyak kolom dan baris yang Anda butuhkan, hingga batas sel itu. Versi terbaru Microsoft Excel saat ini menawarkan 1.048.576 baris dan 16.384 kolom bagi Anda untuk menyimpan data Anda.
Data lembar kerja dapat disalin sebagai tabel dan disisipkan ke dalam program lain, seperti pengolah kata atau program presentasi slide, untuk membuat berbagai jadwal untuk keperluan analisis, pelaporan, dan presentasi. Anda juga dapat memformat data Anda menggunakan warna, garis, kotak teks, gambar, dan banyak fitur lainnya untuk menarik perhatian ke bagian tertentu dari data Anda atau jadwal spreadsheet Anda.
Apa Fungsi Spreadsheet Lanjut?
Bergantung pada apakah Anda menggunakan Google Sheets, Microsoft Excel atau program spreadsheet lain, Anda akan memiliki akses ke banyak fitur canggih yang dapat membantu Anda membangun semua jenis model untuk memproses dan menganalisis data.
Misalnya, Anda dapat menggunakan spreadsheet untuk melakukan analisis regresi statistik, pemodelan arus kas diskon dan banyak latihan lainnya. Anda dapat membuat buku kerja dengan beberapa spreadsheet di dalamnya yang menyimpan data laporan keuangan untuk setiap bulan dalam setahun. Anda kemudian dapat membuat lembar kerja lain di buku kerja yang sama atau buku kerja baru, yang memiliki asumsi untuk pertumbuhan bisnis, pertumbuhan penjualan, perubahan persentase dalam biaya dan asumsi lainnya. Dengan menggunakan rumus dan tautan, Anda kemudian dapat membuat laporan keuangan yang diramalkan yang secara otomatis memperbarui setiap kali Anda mengubah asumsi di tab asumsi spreadsheet Anda.
Anda dapat menggunakan berbagai formula dan fungsi otomatis yang berbeda, termasuk formula "jika / kemudian" yang memungkinkan Anda mengatakan jika kondisi "X" terpenuhi, kemudian melakukan fungsi atau rumus "Y". Anda bahkan dapat menyarangkan pernyataan if / then ini dan Microsoft Excel dapat menangani hingga tujuh pernyataan if / then bersarang satu sama lain, artinya Anda dapat memiliki hingga tujuh fungsi kondisional, bergantung satu sama lain, secara otomatis diterapkan pada data Anda.
Beberapa program spreadsheet menawarkan perekam makro, yang memungkinkan Anda untuk merekam berbagai langkah dari proses rutin seperti memformat spreadsheet atau memasukkan jenis data tertentu tanpa perlu tahu Visual Basic atau bahasa pemrograman lainnya. Di masa mendatang, alih-alih menjalankan fungsi aktual dalam spreadsheet Anda, Anda dapat menggunakan tombol pintasan, dan proses Anda berkinerja secara otomatis karena langkah-langkahnya telah disimpan dalam bentuk makro.
Spreadsheet menawarkan fungsi-fungsi seperti "pencarian tujuan," yang memungkinkan Anda untuk mengulangi formula dan menyelesaikannya untuk jawaban tertentu yang ditentukan dan mengubah input yang sesuai. Jika Anda memiliki set data yang besar untuk dikerjakan, fungsi-fungsi tertentu memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan menghapus duplikat, mengurutkan dan memfilter data, mengkonsolidasikannya, membuat subtotal, memeringkatnya dan mencari nilai data secara vertikal atau horizontal dan mengembalikannya ke tabel baru. Ini hanya beberapa contoh dari banyak fungsi lanjutan yang ditawarkan spreadsheet.
Spreadsheet vs. Program Basis Data
Banyak orang menggunakan spreadsheet untuk menyimpan baris data, dan Anda mungkin bertanya-tanya mengapa Anda tidak hanya menggunakan program database seperti Microsoft Access untuk menyimpan data daripada menggunakan spreadsheet. Meskipun program basis data dan spreadsheet dapat menyimpan baris data dengan banyak atribut, masing-masing memiliki kelebihan.
Excel, Google Sheets, dan spreadsheet lainnya menyimpan data dengan header dengan cara yang sama seperti yang dilakukan oleh program database. Namun, dengan data spreadsheet, Anda dapat melakukan perhitungan rumus otomatis atau perhitungan manual dengan mudah pada data. Spreadsheet juga mudah digunakan, dan Anda dapat mulai memasukkan dan bekerja dengan data Anda segera daripada harus mengatur database seperti yang Anda lakukan dalam program seperti Access. Dengan spreadsheet, Anda juga dapat dengan mudah membuat bagan dan grafik berdasarkan data Anda.
Di sisi lain, basis data cenderung lebih stabil. Dengan data lembar bentang, mudah untuk keliru menghapus sel, baris, atau kolom data jika Anda tidak memperhatikan dengan seksama, yang jauh lebih sulit dilakukan dalam program basis data. Selain itu, jika Anda memiliki data dalam jumlah besar, mereka bisa menjadi tidak terkelola dalam spreadsheet, di mana program basis data dirancang khusus untuk pengelolaan ribuan dan bahkan jutaan baris catatan data. Saat Anda perlu terus memperbarui elemen dari setiap baris catatan data atau melakukan berbagai jenis penyortiran dan pelaporan, program basis data mungkin lebih masuk akal daripada spreadsheet.
