Flowchart berguna untuk menunjukkan bagaimana langkah-langkah dalam proses bisnis cocok bersama. Ketika digunakan untuk mendokumentasikan siklus akuntansi, mereka berfungsi tidak hanya sebagai daftar periksa yang nyaman untuk memastikan karyawan Anda menyelesaikan setiap langkah dalam siklus akuntansi penuh setiap bulan, tetapi mereka juga membantu Anda menganalisis dan meningkatkan alur kerja akuntansi. Setelah Anda memahami simbol mana yang digunakan di mana dan informasi apa yang dibutuhkan masing-masing, diagram alur proses akuntansi tidak sulit dibuat.
Memahami Simbol Flowchart
Simbol diagram alur menunjukkan langkah, keputusan, dan tugas yang terlibat dalam siklus akuntansi. Meskipun Anda dapat menggunakan simbol apa pun untuk menggambarkan masing-masing, banyak orang menggunakan simbol standar. Untuk diagram alur proses akuntansi, ini termasuk oval, persegi panjang dan jajaran genjang, yang merupakan bentuk datar dengan sisi yang berlawanan sejajar dan panjangnya sama. Juga berguna adalah panah yang menandakan arah di mana proses akuntansi mengalir. Seperti yang dijelaskan oleh situs web Mind Tools, oval paling sering menggambarkan awal atau akhir suatu proses, segi empat mengidentifikasi tugas-tugas spesifik dan instruksi atau arahan mereka dan jajaran genjang mengklasifikasikan keluaran akuntansi.
Buat Struktur Bagan Alir
Siklus akuntansi adalah serangkaian 10 langkah yang berlangsung dalam urutan yang sama setiap periode akuntansi. Dalam urutan di mana setiap langkah terjadi, siklus akuntansi terdiri dari mengidentifikasi transaksi, menganalisis transaksi, membuat entri jurnal, memposting entri ke buku besar, menghitung saldo percobaan, membuat entri penyesuaian, menghitung saldo percobaan yang disesuaikan, menyiapkan laporan keuangan, mentransfer saldo dalam akun sementara melalui entri penutupan dan menghitung saldo uji coba setelah penutupan. Identifikasi setiap langkah utama dalam oval dan gunakan panah arah untuk membuat struktur diagram alur vertikal.
Tambahkan Detail Tugas
Melakukan analisis tugas untuk mengidentifikasi tugas individu di setiap langkah siklus akuntansi. Semakin banyak detail yang Anda berikan, semakin berguna bagan itu. Misalnya, alih-alih menggunakan satu persegi panjang yang bertuliskan "catat entri jurnal sebagai debit atau kredit," daftarkan setiap langkah atau berikan arahan untuk menyelesaikan tugas ini dalam persegi panjangnya sendiri. Untuk langkah-langkah yang menghasilkan output, seperti menyiapkan laporan keuangan, mengidentifikasi output menggunakan parallelograms, letakkan ini di sebelah kanan persegi panjang yang sesuai dan hubungkan dengan panah arah. Ulangi langkah ini sampai diagram alur selesai.
Uji dan Verifikasi
Setelah diagram alur selesai, Alat Pikir merekomendasikan Anda untuk memverifikasi informasi dan mengujinya untuk akurasi. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah dengan meminta karyawan akuntansi untuk meninjau grafik dan mengujinya dengan mengikuti langkah-langkah persis seperti yang disajikan. Ini juga merupakan saat yang tepat untuk menganalisis siklus akuntansi untuk meningkatkan efisiensi dan kontrol internal. Identifikasi langkah-langkah yang tidak perlu dan berlebihan, serta langkah-langkah yang harus Anda sertakan. Lihat untuk melihat apakah prosedur akuntansi memberikan kontrol internal yang memadai, seperti keamanan informasi dan pemisahan tugas.
