Perangkat lunak akuntansi telah terjangkau dan cukup populer hari ini. Seringkali, lebih dari satu orang membutuhkan akses ke sistem pada saat yang sama; dengan demikian, lisensi multi-pengguna untuk program telah menjadi tempat umum. Suatu bisnis dapat membeli lisensi untuk satu orang atau 20 orang, tergantung pada kebutuhannya.
Jumlah Pengguna
Banyak departemen akuntansi memiliki lebih dari satu orang yang mengerjakan program pada saat yang bersamaan. Misalnya, tidak masuk akal bagi seseorang untuk menunggu sampai setelah orang lain membayar tagihan, untuk memesan setoran. Di perusahaan yang sangat kecil, ini mungkin berhasil, tetapi di perusahaan yang lebih besar dengan lebih dari satu orang di departemen akuntansi, pengaturan ini tidak berfungsi dan perangkat lunak multi-pengguna diperlukan.
Jaringan
Jaringan komputer diperlukan jika suatu program akan digunakan oleh lebih dari satu orang. Jaringan memungkinkan berbagi perangkat lunak dan sumber daya dengan server pusat tempat sebagian besar program berada dan diakses oleh pengguna individu. Merupakan ide bagus untuk memiliki jaringan sebelum membeli perangkat lunak. Jika Anda hanya memiliki satu pengguna, maka sebenarnya tidak perlu jaringan.
Keterbatasan
Tidak setiap perangkat lunak dapat multi-pengguna dan ada batasan pada berapa banyak pengguna yang dapat ditampung oleh suatu program. Misalnya, dengan Quickbooks Anda dapat memiliki hingga 20 orang yang mengakses program secara bersamaan. Perangkat lunak tidak dapat menangani lebih dari itu. Perangkat lunak lain memiliki batasnya sendiri, jadi teliti produk sebelum Anda membelinya. Secara umum semua perangkat lunak akuntansi baik untuk satu pengguna, tetapi dengan meningkatnya pengguna, mungkin ada masalah.
Manfaat
Ada manfaat untuk situasi pengguna tunggal dan beberapa pengguna ketika berhadapan dengan perangkat lunak akuntansi. Keputusan untuk mendapatkan lisensi pengguna tunggal versus lisensi multi-pengguna terletak pada kebutuhan bisnis. Yang satu tidak lebih baik dari yang lain, mereka hanya memenuhi kebutuhan yang berbeda. Dalam banyak kasus suatu perusahaan dapat mulai dengan satu lisensi tunggal dan kemudian berkembang, atas dasar 'sesuai kebutuhan'. Beberapa perangkat lunak akuntansi dapat digunakan terutama oleh satu orang, dan membeli lebih dari satu pengguna tidak masuk akal. Itu semua tergantung kebutuhan bisnis.
Pertimbangan
Meskipun menginstal perangkat lunak pengguna tunggal mungkin sederhana, menginstal perangkat lunak multi-pengguna tidak. Biasanya orang-orang TI perlu terlibat dalam instalasi serta dalam pemeliharaan lingkungan multi-pengguna.
Pastikan untuk membuat cadangan file akuntansi jika Anda berada dalam situasi perangkat lunak pengguna tunggal atau multi-pengguna. Rencanakan jika jaringan atau komputer turun.
