Tidak peduli seberapa banyak Anda mencoba, kadang-kadang hal-hal yang tidak berhasil seperti yang Anda rencanakan. Ketika itu terjadi dalam bisnis, Anda mungkin akhirnya mengecewakan pelanggan atau klien yang berharga. Mungkin Anda secara tidak sengaja kasar kepada pelanggan atau salah satu karyawan Anda tidak menangani situasi dengan tepat. Mungkin Anda melewatkan tenggat waktu klien atau mengirim barang dengan jumlah yang tidak mencukupi. Menulis surat permintaan maaf dapat dijamin dalam keadaan tertentu untuk memastikan bahwa hubungan kerja Anda berlanjut. Jika Anda melakukan kesalahan, menyebabkan keterlambatan, mengirim produk yang cacat atau memberikan layanan yang buruk, Anda ingin membuat permintaan maaf yang tulus kepada pelanggan atau klien Anda.
Cara Menulis Surat Permintaan Maaf kepada Pelanggan
Ketika Anda bekerja di industri layanan pelanggan, bisnis Anda hanya sebaik cara Anda memperlakukan pelanggan Anda. Pelanggan mengambil pepatah "pelanggan selalu benar" untuk hati. Jika terjadi sesuatu yang membuat pelanggan merasa dirugikan, adalah praktik yang baik untuk menulis surat permintaan maaf.
Surat permintaan maaf kepada pelanggan harus ditulis pada kop surat perusahaan, atau dikirim melalui email oleh orang yang ditunjuk untuk keluhan perusahaan. Ini harus ditujukan kepada orang yang mengajukan keluhan dan dikirim tepat waktu. Surat Anda harus dimulai dengan permintaan maaf yang mengakui apa yang terjadi. Bertanggung jawab atas tindakan Anda dan pastikan untuk membuat pelanggan merasa didengar. Cobalah untuk memberi tahu pelanggan bahwa Anda dapat melihat perasaannya dan mengapa ia marah. Terakhir, tawarkan cara untuk memperbaiki yang salah jika memungkinkan.
Contoh:
Michelle sayang,
Terima kasih telah menghubungi saya tentang layanan yang Anda terima di toko kami minggu lalu. Saya ingin meminta maaf atas bagaimana kasir kami menangani situasi dengan pengembalian barang Anda. Maaf dia memberikan informasi yang salah tentang pengembalian dana Anda. Dia seharusnya sudah memeriksa dengan seorang manajer sebelum memberi tahu Anda bahwa ia hanya bisa membuat pengembalian jika Anda memiliki kwitansi. Maaf, Anda menghabiskan 20 menit berdebat dengan kasir kami. Saya akan frustrasi juga. Jika Anda ingin datang ke toko minggu ini, saya akan secara pribadi menangani pengembalian Anda. Hanya perlu beberapa menit.
Hormat kami,
Roger S.
Manajer toko
Bagaimana cara meminta maaf kepada Klien
Hubungan dengan klien yang sedang berlangsung juga penting untuk bisnis Anda. Baik klien lama, klien lama, atau klien yang relatif baru, Anda ingin memastikan Anda mengatasi masalah yang muncul secepat mungkin.
Untuk meminta maaf kepada klien, perlu waktu lama untuk menulis surat. Ini menunjukkan bahwa Anda menaruh perhatian pada hati dan mengambil waktu dari jadwal sibuk Anda untuk menulis surat. Sama seperti surat permintaan maaf kepada pelanggan, surat itu harus ditulis di kop surat perusahaan atau dikirim melalui email, oleh Anda atau kepala departemen. Cobalah untuk mengirim surat sesegera mungkin setelah penyelidikan internal yang diperlukan untuk melihat mengapa kesalahan atau pengawasan terjadi. Mulailah surat itu dengan permintaan maaf yang menunjukkan Anda memahami mengapa klien Anda kesal. Bertanggung jawab atas kesalahan dan memberikan tindakan korektif. Karena Anda memiliki hubungan yang berkelanjutan, itu juga ide yang baik untuk mengatur waktu untuk berbicara sehingga Anda dapat mendiskusikan apa yang terjadi.
Untuk Michael,
Saya sangat menyesal kami melewatkan batas waktu untuk mendesain ulang situs web terbaru. Saya ingin meminta maaf karena tidak memberi tahu Anda bahwa kami berlari di belakang. Manajer proyek kami seharusnya memberi tahu Anda bahwa proyek tersebut tidak berada di jalur yang tepat untuk memenuhi batas waktu Januari. Setelah berbicara dengannya, tampaknya dia terlalu kelebihan dengan proyek dan tidak di atas hal-hal seperti yang seharusnya. Saya tahu betapa frustrasinya melewatkan tenggat waktu proyek. Saya dapat meyakinkan Anda bahwa kami dapat menyelesaikan proyek pada akhir minggu. Saya bersedia mengurangi pembayaran seminggu dari pernyataan Anda berikutnya dengan niat baik. Saya senang mendiskusikan ini dengan Anda. Silakan hubungi saya ketika Anda mendapat kesempatan.
Hormat kami,
Brook B.
Direktur desain
Mengapa Perlu Meminta Maaf
Meminta maaf adalah praktik bisnis yang baik. Ini menunjukkan bahwa Anda peduli dengan hubungan Anda yang berkelanjutan dengan pelanggan dan klien Anda. Ini juga menunjukkan bahwa Anda dapat mengakui dan menghormati perasaan pihak yang dirugikan tanpa menjadi defensif atau menuduh.
Mengambil kepemilikan atas kesalahan Anda menunjukkan banyak integritas, yang mungkin menggembirakan bagi pelanggan atau klien yang ingin terus melakukan bisnis dengan Anda.
