Patroli Kepabeanan dan Perbatasan adalah cabang dari Departemen Keamanan Dalam Negeri yang ditugasi dengan misi menjaga senjata dan teroris dari Amerika. Selain itu, mereka bertanggung jawab untuk menegakkan hukum tentang membawa barang-barang terlarang dan terbatas ke negara ini. Anda mungkin menulis surat kepada pabean untuk menanggapi pemberitahuan yang Anda terima bahwa peralatan makan keramik yang dikirim oleh bibimu dari Hong Kong untuk pernikahan Anda dilarang. Alasan lain untuk menghubungi bea cukai termasuk pertanyaan tentang membawa hewan peliharaan Anda melintasi perbatasan atau ingin mengimpor obat-obatan karena lebih murah di Internet daripada di apotek setempat. Tidak peduli alasan Anda mengirim surat kepada bea cukai, itu harus mematuhi format surat bisnis yang tepat.
Telepon kantor Pabean dan Patroli Perbatasan terdekat Anda dan cari tahu kepada siapa Anda harus alamat surat Anda. Jika, misalnya, Anda ingin tahu apakah Anda dapat membawa kembali drum Afrika dari perjalanan Anda ke Ghana, tanyakan siapa yang bertanggung jawab atas divisi itu. Catat nama dan judul orang tersebut.
Ikuti tata letak surat bisnis: alamat pengirim, tanggal, alamat orang dalam, salam, isi surat dan penutup. Sisakan dua ruang kosong di antara masing-masing bagian surat, alih-alih menjorok.
Tuliskan kop surat jika memungkinkan, karena membuat surat Anda ke pabean terlihat lebih resmi. Namun, jika Anda tidak memiliki kop surat, ketikkan alamat Anda di sudut kiri atas. Biarkan dua spasi kosong, lalu ketikkan tanggalnya.
Masukkan alamat di dalam. Ini adalah alamat yang sama dengan yang ada di amplop. Alamat dalam adalah yang menunjukkan bahwa itu adalah surat bisnis, bukan yang ramah.
Mulailah dengan salam. Tulis "Sayang," nama petugas dan ikuti dengan koma. "Petugas Jones yang terhormat,".
Langsung ke intinya dan beri tahu petugas bea cukai mengapa Anda menulis. "Saya menulis untuk menanyakan tentang peraturan dan batasan mengimpor mobil dari Jepang."
Buat paragraf dan kalimat Anda singkat dan tetap pada intinya. Mulai paragraf baru jika Anda memulai ide baru, dan jangan lupa untuk meninggalkan spasi ganda. Hindari kalimat yang terus-menerus dan jangan gunakan kata yang besar ketika kalimat yang kecil juga bisa. Tulis dengan nada profesional.
Tunjukkan tindakan apa yang ingin Anda lakukan atau apa yang ingin Anda lakukan. Saat menulis tentang pemberitahuan bea cukai untuk mengumpulkan item, misalnya, "Harap diperhatikan bahwa saya tidak dapat mengumpulkan paket dari Rumania minggu depan karena saya saat ini sedang berada di luar kota."
Akhiri surat dengan "Hormat," dan perhatikan bahwa itu diikuti oleh koma. Tinggalkan spasi untuk tanda tangan Anda dan kemudian ketikkan nama Anda.
Tinggalkan surat Anda ke bea cukai selama satu jam atau lebih. Baca kembali surat Anda dan koreksi kesalahan pengejaan, tata bahasa, atau ketikan lainnya.
Kiat
-
Pergi ke "print preview" dan pastikan hurufnya ditempatkan dengan benar. Jika dikelompokkan di bagian atas, tambahkan beberapa ruang tambahan sehingga ditempatkan tepat di tengah halaman.
