Sebuah surat kepada pendeta Anda untuk acara penggalangan dana dapat mengambil dua bentuk: Ini dapat berupa permintaan izin untuk mengatur acara, atau permintaan untuk pendeta untuk menghadiri atau berpartisipasi dalam acara tersebut. Saat menulis kedua jenis surat kepada pendeta Anda, selalu pastikan itu tepat, sopan, dan dikirim cukup awal untuk memberikan waktu untuk pertimbangan dan penjadwalan.
Nyatakan tujuan surat itu dalam kalimat pembuka. Kalimat ini harus singkat dan mengungkapkan apakah ini undangan ke suatu acara atau permintaan izin untuk mengaturnya. Jangan sertakan tanggal, waktu, atau tempat dalam kalimat pertama. Anda harus memberikan nama atau tujuan penggalangan dana dalam kalimat ini.
Gunakan dua atau tiga kalimat pendukung dalam paragraf pertama untuk memperluas rincian acara. Kalimat-kalimat ini akan menjelaskan item seperti tanggal, waktu, dan biaya acara. Jika acara telah diadakan sebelumnya, beri tahu pendeta tentang hasil pengumpulan dana di masa lalu.
Buka paragraf kedua dengan menjelaskan kebutuhan yang akan dipenuhi oleh acara tersebut. Ikuti ini dengan informasi yang lebih deskriptif membahas mengapa kebutuhan ini penting. Pastikan bahwa ini jelas mengapa ini layak waktu dan perhatian pendeta. Berterimakasihlah kepada pendeta Anda karena telah meluangkan waktu untuk membaca tentang permintaan acara penggalangan dana Anda.
Tulis dan kirimkan surat tersebut setidaknya sebulan sebelum tanggal acara. Jumlah waktu tunggu harus lebih lama jika ini adalah permintaan untuk menyelenggarakan suatu acara atau jika pendeta akan dibutuhkan untuk membantu acara tersebut. Dalam kasus terakhir ini, setidaknya tiga bulan harus diizinkan, bukan sebulan. Format keseluruhan surat tersebut harus mengikuti format surat bisnis formal.
