Bekerja dalam layanan pelanggan membutuhkan keterampilan dan etiket. Menjaga pelanggan puas dengan kualitas layanan pada telepon adalah bagian penting dari mempertahankan pendapat yang baik dari konsumen. Mengikuti beberapa tip layanan pelanggan dasar, dan mengetahui cara memilih frasa Anda, akan sangat membantu pelanggan dan bos Anda tetap bahagia.
Tidak Bisa, Tidak Bisa
Selalu ingat untuk menjaga agar panggilan layanan pelanggan tetap positif. Jangan pernah langsung melihat apa yang tidak bisa Anda lakukan untuk seseorang, menurut BusinessKnowHow.com. Alih-alih, fokuslah pada apa yang dapat Anda lakukan untuk menyelesaikan masalah atau untuk mengakomodasi penelepon.
Jika seseorang tidak puas dengan produk yang rusak, misalnya, jangan katakan bahwa Anda tidak dapat mengembalikan uang. Ini akan membuat kesan yang jauh lebih baik jika Anda memilih untuk mengatakan bahwa Anda dapat mengirim pengganti.
Minta Maaf Dan Meredakan
Terlepas dari siapa yang bersalah atas kemarahan si penelepon, adalah tugas Anda untuk meredakan situasi dan menenangkan si penelepon.
Cara yang baik untuk menenangkan penelepon yang marah adalah dengan meminta maaf dengan tulus atas situasinya, menurut BusinessKNowHow.com. Permintaan maaf ini akan membuat penelepon merasa seolah-olah perusahaan prihatin dengan kemarahan mereka dan bahwa mereka telah "berhasil" kepada Anda. Permintaan maaf juga merupakan kesempatan utama untuk merujuk pada penelepon dengan nama, memberi mereka perhatian lebih pribadi dan memaksa percakapan untuk mengambil giliran yang ramah.
Beberapa baris
Ketika panggilan kedua masuk saat Anda berurusan dengan satu pelanggan, dengan sopan mintalah mereka untuk menunggu sebentar dan kemudian beralih ke penelepon yang lain, menjawab dengan nama perusahaan Anda dan segera bertanya apakah mereka bisa menunggu sebentar. Setelah Anda memiliki izin, tunda dan kembalilah ke panggilan Anda yang lain di mana Anda akan mencoba untuk menyelesaikannya secepat mungkin.
Jika Anda yakin penelepon pertama akan menghabiskan banyak waktu untuk menyelesaikannya, silakan dan tanyakan dengan sopan apakah Anda bisa mendapatkan nama dan nomor telepon untuk membalas panggilan begitu Anda selesai dengan orang lain. Kebanyakan orang akan memilih ini untuk waktu penahanan yang lama dan tidak dapat dijelaskan.
Ketahui Barang-Barang Anda
Kemampuan penting yang dimiliki saat bekerja pada telepon layanan pelanggan adalah mengetahui semua jawaban. Tentu saja akan ada saat-saat ketika Anda mendapatkan pertanyaan yang Anda tidak tahu jawabannya, tetapi jadikan ini pengecualian daripada aturannya. Terdengar seolah-olah Anda percaya diri dan memiliki informasi yang andal akan menjadikan pengalaman layanan pelanggan yang positif. Dan jika Anda tidak tahu jawabannya, jangan memalsukannya. Cukup katakan Anda tidak tahu dan Anda harus melihatnya dan kembali ke mereka.
Memilih Kata yang Tepat
Gunakan banyak kata dan frasa positif ketika bekerja di pengaturan telepon layanan pelanggan, menurut situs web Call Center Helper. Gunakan frasa seperti "Saya akan senang membantu Anda," atau "Saya benar-benar mengerti" untuk membuat penelepon Anda merasa nyaman dan biarkan mereka tahu bahwa mereka sedang berbicara dengan seseorang yang peduli dan memahami masalah mereka.
Ingat mereka memanggil Anda untuk meminta nasihat dalam beberapa kasus. Gunakan frasa seperti "Saya sarankan," atau "Untuk menghindari ketidaknyamanan ini di masa depan …"
