Proses 5 Mengapa bisa menjadi pendekatan yang efektif untuk menentukan akar penyebab masalah atau masalah. Tujuan dari menanyakan "mengapa" lima kali adalah bekerja mundur dari hasil untuk mencapai tujuan, dengan setiap pertanyaan mengungkap lebih dan lebih spesifik mengapa peristiwa itu terjadi. Ikuti langkah-langkah ini untuk menggunakan metode 5 Mengapa pada saat Anda memiliki masalah.
Kumpulkan sebanyak mungkin informasi tentang masalah tersebut. Teknik 5 Mengapa bekerja paling baik ketika Anda memiliki informasi tentang masalah seperti latar belakang, kondisi dan kasus serupa. Ini akan membantu menentukan jawaban yang paling logis dan mungkin untuk setiap pertanyaan.
Merakit tim. Untuk dapat menggunakan metode 5 Why dengan paling efektif, Anda perlu mengumpulkan tim yang terdiri dari kelompok-kelompok fungsional yang berbeda, dengan beragam spesialisasi dan pengalaman. Elemen penting dari metode 5 Mengapa adalah orang-orang yang mengajukan pertanyaan dan memberikan jawaban yang paling mungkin di setiap langkah. Memiliki sekelompok orang yang beragam berarti mendapatkan wawasan dari berbagai sudut pandang dan pendapat. Mendekati masalah dari sudut yang berbeda dapat mengarah pada jawaban yang mungkin tidak Anda pikirkan sendiri, dan pada akhirnya mengungkap akar penyebab masalah.
Mulailah dengan masalah dan tanyakan 'mengapa' lima kali.
Mulailah dengan pernyataan masalah sederhana tentang apa masalahnya dan kemudian mulai bekerja kembali dari sana bertanya mengapa setiap langkah terjadi. Gunakan logika dan pengetahuan serta pengalaman tim Anda untuk menemukan jawaban yang paling memungkinkan untuk setiap pertanyaan.
Berikut adalah contoh proses yang sedang berjalan:
Pernyataan Masalah: Produksi dimatikan. Mengapa produksi ditutup? (Mengapa 1) The Deltron 3000 mogok. Mengapa Deltron mogok? (Mengapa 2) Automator tidak berfungsi. Mengapa Automator tidak berfungsi? (Mengapa 3) Automator hanya bertahan sekitar enam bulan, yang ini belum berubah dalam delapan bulan. Mengapa tidak ada yang mengganti Automator pada 6 bulan? (Kenapa 4) Tidak ada yang tahu untuk mengubahnya. Mengapa tidak ada yang tahu itu perlu diubah? (Mengapa 5) Tidak ada jadwal perawatan pencegahan yang diatur untuk memberi tahu mekanik untuk melakukannya. (Akar masalah.)
Analisis masing-masing dari 5 Mengapa. Ketika Anda bekerja dengan menjawab 5 Mengapa, menganalisis setiap langkah dan menguji asumsi Anda jika memungkinkan. Tanyakan kepada diri Anda beberapa pertanyaan tentang mengapa jawabannya. -Apakah jawaban ini mengarah pada efek sebelumnya? -Apakah ini masuk akal mengingat semua yang kita ketahui tentang masalahnya? -Apakah ada kemungkinan lain?
Ingat, tujuan metode 5 Mengapa adalah untuk menemukan akar penyebab yang sebenarnya untuk mencegah masalah terjadi lagi.
Ketika Anda telah bertanya mengapa lima kali dan berpikir Anda telah sampai pada akar permasalahan, temukan solusi yang membahas akar penyebab tersebut. Ketika Anda memiliki solusi, ikuti logika cadangan rantai mengapa untuk menentukan apakah itu akan menyelesaikan masalah. Melanjutkan dari contoh sebelumnya:
Akar Penyebab: Tidak ada jadwal pemeliharaan preventif yang diatur untuk memberitahu mekanik untuk melakukan perubahan Automator pada Deltron 3000 setiap enam bulan. Solusi: Menerapkan jadwal pemeliharaan pencegahan untuk mengubah Automator pada Deltron 3000 setiap enam bulan.
Laksanakan solusi Anda untuk alasan terakhir dan lihat apa pengaruhnya. Perbaiki solusi Anda atau ulangi proses 5 Mengapa jika perlu untuk menilai kembali.
Tidak masalah untuk melampaui 5 Mengapa jika perlu untuk menentukan akar penyebab dan itu masuk akal. Misalnya jika Mengapa 4 dalam contoh diubah menjadi, "Mekanik tidak mengikuti jadwal perawatan pencegahan," maka Anda mungkin ingin terus bertanya mengapa mekanik tidak mengikuti prosedur:
Mengapa montir tidak mengikuti jadwal? (Mengapa 5) Dia belum dilatih tentang jadwal perawatan pencegahan untuk Deltron 3000. Mengapa mekanik tidak dilatih? (Mengapa 6) Dia baru saja bergabung dengan area tersebut dan area sebelumnya tidak memiliki Deltron 3000. (Penyebab root.) Solusi: Latih semua mekanik baru tentang perawatan pencegahan peralatan di area yang akan mereka gabungkan.
Anda mungkin akhirnya menemukan solusi yang berbeda untuk masalah ini jika Anda terus bertanya mengapa sampai Anda menemukan akar permasalahan yang sebenarnya. Ini akan membantu menjaga Anda dari menyelesaikan jawaban mudah yang hanya menyalahkan seseorang untuk sampai ke akar permasalahan. Akar penyebabnya adalah masalah proses atau prosedur yang lebih mungkin ditangani.
