Komunikasi eksternal adalah cara bisnis atau organisasi berkomunikasi dengan mereka yang berada di luar struktur organisasi. Ini berkisar dari pelanggan dan klien, ke penyedia utilitas dan mitra bisnis, ke entitas penggalangan dana dan pada dasarnya siapa saja yang tidak ada dalam daftar gaji perusahaan. Komunikasi eksternal yang baik sama pentingnya dengan komunikasi internal yang baik, sehingga perlu ada perhatian khusus untuk memastikan bahwa mereka yang berada di luar perusahaan menerima perhatian dan rasa hormat yang sama dengan orang-orang di dalam perusahaan.
Kumpulkan umpan balik eksternal. Umpan balik mengacu pada laporan yang dibuat kepada perusahaan oleh semua sumber eksternal yang menguraikan kekuatan dan kelemahan dalam kemampuan Anda untuk memberikan layanan dan produk. Apakah pelanggan menelepon untuk mengeluh, atau Anda menawarkan survei kepada klien yang menilai kinerja Anda atau menggunakan metode lain, umpan balik akan menunjukkan kesenjangan dalam kemampuan komunikasi Anda.
Atasi masalah komunikasi eksternal yang Anda temukan. Anda mungkin menemukan bahwa pelanggan merasa mereka tidak diperlakukan dengan hormat, atau bahwa mereka dikalahkan oleh perwakilan perusahaan. Anda mungkin menemukan bahwa layanan email Anda salah memberi label pada email dari klien sebagai spam sehingga permintaan dan pertanyaan tidak diterima. Ada ratusan potensi masalah komunikasi eksternal. Setelah Anda mengetahui dengan tepat apa yang menyebabkan miskomunikasi, Anda dapat melanjutkan.
Buat solusi untuk masalah komunikasi eksternal. Misalnya, jika pelanggan melaporkan bahwa perwakilan menggunakan terlalu banyak jargon teknis, maka latih perwakilan untuk memecah hal-hal sesederhana yang diperlukan. Jika klien Anda melaporkan bahwa layanan ponsel Anda tidak berfungsi, perbaiki dan atur semudah mungkin untuk menavigasi. Jika pelanggan online menginginkan informasi lebih lanjut, perbarui situs web Anda dan mungkin menawarkan cara untuk melacak pesanan atau mendapatkan bantuan pesan instan dari perwakilan. Apa pun solusinya, itu harus mengatasi masalah dan menghadirkan perbaikan yang bisa diterapkan.
Kumpulkan umpan balik tentang solusi untuk masalah komunikasi eksternal Anda. Anda perlu mendapatkan perasaan dari mereka yang dipengaruhi oleh solusi untuk melihat apakah solusi tersebut telah menyelesaikan masalah, baik untuk karyawan perusahaan Anda dan untuk perwakilan luar yang berpartisipasi dalam proses komunikasi eksternal.
