Perusahaan mencatat semua transaksi akuntansi menggunakan buku besar. Buku besar berisi saldo dari setiap akun yang digunakan perusahaan untuk pencatatan keuangan dan membentuk lokasi pusat untuk melaporkan transaksi keuangan. Buku besar pembantu mengandung informasi detail dari akun yang dipilih. Saldo setiap buku besar pembantu harus sama dengan saldo untuk akun terkait dalam buku besar umum. Beberapa keuntungan ada ketika perusahaan menggunakan buku besar pembantu.
Jenis Buku Pembantu Perusahaan
Perusahaan memasukkan beberapa jenis buku besar pembantu ke dalam sistem akuntansi mereka. Buku besar pembantu umum termasuk buku besar piutang dan buku besar hutang. Buku besar piutang meliputi akun individual yang berlaku untuk setiap pelanggan individu. Setiap penjualan kredit dicatat dalam akun pelanggan tertentu bersama dengan setiap pembayaran. Setiap akun pelanggan termasuk saldo saat ini. Saldo saat ini untuk semua pelanggan menambahkan hingga total saldo piutang. Buku besar hutang dagang termasuk akun individu untuk masing-masing vendor. Setiap faktur yang diterima dan setiap pembayaran yang dilakukan dicatat untuk setiap akun vendor tertentu. Setiap akun vendor termasuk saldo saat ini. Saldo saat ini untuk semua vendor menambah hingga total saldo hutang dagang.
Informasi rinci
Salah satu keuntungan menggunakan buku besar pembantu mencakup informasi terperinci yang disimpan dalam buku besar pembantu. Setiap vendor yang tercantum dalam buku besar hutang mencakup informasi transaksi terperinci. Buku besar mencakup setiap faktur, tanggal yang diterima, jumlah dolar, dan setiap pembayaran yang dikirimkan ke vendor.
Kontrol
Keuntungan lain menggunakan buku besar pembantu berkisar pada tingkat kontrol yang dimiliki perusahaan dengan informasi keuangan yang terkandung dalam buku besar pembantu. Buku besar piutang memungkinkan manajer kredit dan staf piutang untuk mengontrol saldo saat ini dari setiap pelanggan. Ketika seorang pelanggan mempersengketakan suatu biaya, anggota staf yang dapat menerima piutang dapat meninjau transaksi dalam akun itu dan menentukan apakah perselisihan itu sah.
Akses terbatas
Membatasi akses karyawan ke akun tertentu memberikan keuntungan lain menggunakan buku besar pembantu. Dengan menggunakan sistem komputer, perusahaan dapat membatasi akses karyawan ke akun spesifik yang menjadi tanggung jawabnya. Karyawan lain tidak memiliki kemampuan untuk melihat rincian akun yang terdapat dalam buku besar pembantu. Ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga kerahasiaan mengenai akun pelanggan atau vendor.
