Praktik dengan bisnis Anda adalah hal yang baik, tetapi itu tidak selalu berlaku untuk setiap fase operasi. Entri data adalah salah satu aspek kunci dari bisnis di mana perpindahan ke proses otomatis hampir selalu lebih baik. Dalam bisnis yang sangat kecil di mana pemiliknya adalah operator utama, masih masuk akal untuk melakukan semua entri data secara manual, meskipun peningkatan ke sistem otomatis dapat membuat operasi menjadi lebih lancar. Untuk perusahaan dengan lebih dari satu atau dua karyawan, masuk akal secara finansial untuk menjauh dari entri data manual sesegera mungkin.
Kerugian: Kesalahan Manusia
Berusaha sekuat tenaga, manusia lebih rentan terhadap kesalahan daripada komputer. Sementara sistem komputer memiliki kesalahan sesekali, umumnya merekam data dan mengaturnya dengan cara yang lebih akurat daripada manusia, dengan sedikit kebutuhan untuk pengecekan kesalahan. Pemrosesan data manual membutuhkan jauh lebih banyak mata untuk memeriksa dan mengecek data untuk akurasi.
Kerugian: Kecepatan
Diperlukan banyak waktu untuk memasukkan data secara manual. Mesin dan komputer umumnya lebih cepat daripada manusia, yang membebaskan waktu bagi karyawan untuk fokus pada hal-hal lain. Alih-alih mengetik angka sepanjang hari, karyawan Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu meninjau inventaris, membuat grafik, atau menyusun proyeksi untuk pertumbuhan di masa depan.
Kerugian: Biaya Tenaga Kerja
Dibutuhkan banyak uang untuk membayar orang memasukkan data secara manual, dan itu membuat wirausahawan dan karyawan lainnya menginvestasikan lebih banyak waktu pada titik kontribusi terbesar mereka terhadap visi dan misi perusahaan. Pekerjaan banyak orang sekarang dapat diselesaikan oleh satu orang, yang berarti bahwa Anda memerlukan lebih sedikit karyawan entri data, atau daripada Anda dapat menggunakan karyawan Anda di area yang menggunakan hadiah mereka dengan lebih baik untuk mempercepat pertumbuhan perusahaan.
Keuntungan: Biaya Sistem
Entri data manual tidak memerlukan sistem, mesin, dan program yang mahal. Pemilik usaha kecil tidak selalu memiliki dana awal yang besar ketika menjalankan operasi dan keluar dari tanah. Sistem pemrosesan manual memungkinkan bisnis untuk memasuki permainan tanpa harus menginvestasikan banyak modal berharga ke dalam komputer, mesin, dan metode pemrosesan komputer.
Keuntungan: Kemudahan untuk Start-Up Kecil
Beberapa pengusaha memiliki perasaan yang baik tentang bagaimana melacak data di atas kertas menggunakan lembar buku besar, tetapi tidak nyaman dengan sistem komputer. Pada saat Anda mungkin belajar banyak hal sekaligus untuk membuat bisnis Anda berjalan, mungkin lebih baik menunda sementara mempelajari sistem entri data. Selama Anda menyimpan catatan akurat secara manual, Anda bisa menunggu untuk mengeksplorasi opsi itu sampai sisa operasi harian Anda lebih rutin.
Keuntungan: Pengawasan Meningkat
Ketika Anda menyimpan catatan dengan tangan, Anda memiliki kendali atas kategori mana setiap nomor individu ditempatkan. Jika bisnis Anda memiliki kebutuhan unik yang membuat penjualan atau tren sulit dilacak secara otomatis, Anda mungkin perlu melacak angka-angka ini dengan tangan.Misalnya, agen layanan sosial yang mencatat perubahan dalam dinamika keluarga atau bantuan dari tekanan emosional mungkin menemukan metode pemrosesan data manual lebih akurat daripada metode otomatis.
Transisi dari Manual ke Entri Data Modern
Sementara entri data manual kadang-kadang paling mudah dengan bisnis yang sangat kecil dan memungkinkan untuk biaya yang lebih kecil dalam mendapatkan bola bergulir, seiring pertumbuhan bisnis, demikian juga metodenya. Ketika Anda siap untuk beralih dari entri data manual ke sesuatu yang sedikit lebih canggih, Anda mungkin melihat ke dalam program seperti Quicken, QuickBooks, atau program gratis, ZipBooks. Program spreadsheet apa pun dapat membantu Anda mengkategorikan tindakan lain, seperti tingkat keberhasilan program, tren karyawan, atau perubahan dalam dinamika dan proyeksi dengan cara yang mudah dipahami. Adalah bijaksana untuk memasukkan data masa lalu beberapa bulan atau tahun sehingga Anda dapat melihat tren angka baru saat Anda memasukkannya. Jika ragu, konsultasikan dengan akuntan atau spesialis entri data untuk bantuan satu kali atau sebagai reguler dukungan dalam memelihara catatan data yang akurat untuk bisnis Anda.
