Baik Anda tim satu orang atau perusahaan penuh, memiliki prosedur dan panduan kantor adalah cara yang bagus untuk membuat beberapa aturan dasar untuk bisnis Anda. Ini tidak hanya membantu Anda dengan tugas sehari-hari, tetapi juga dapat membantu karyawan baru Anda ketika mereka mulai dan karyawan mapan Anda ketika mereka perlu memeriksa masalah administrasi.
Membuat Pedoman dan Membuat Mereka Dapat Diakses
Membuat manual untuk kantor abad ke-21 adalah tempat yang bagus untuk memulai. Manual kantor harus mencakup proses dan prosedur untuk aspek-aspek penting bisnis Anda dan harus menyebutkan poin-poin penting dari undang-undang ketenagakerjaan federal, negara bagian, dan lokal. Termasuk informasi tentang kebijakan cuti, kebijakan non-diskriminatif dan kompensasi pekerja.
Di sinilah Anda dapat memasukkan misi, visi, dan nilai-nilai inti perusahaan Anda. Ini membantu semua orang di bisnis tetap di jalur dan bekerja menuju tujuan yang sama. Ini dapat mencakup pedoman untuk perilaku karyawan, aturan berpakaian, merokok, jam kantor, gaji, promosi, dan manfaat. Jadikan buku pegangan Anda dapat diakses oleh setiap karyawan dengan menawarkannya secara online dan cetak. Berikan salinan kepada semua karyawan dan minta mereka untuk menandatangani surat konfirmasi yang mengatakan bahwa mereka telah membaca pedoman dan memahaminya.
Mencatat Teknologi di Kantor Abad 21
Di kantor abad ke-21, penting untuk mengintegrasikan teknologi ke dalam pedoman Anda. Terlepas dari industri tempat Anda bekerja, teknologi memainkan peran penting dalam prosedur kantor. Banyak hal dilakukan pada komputer dan smartphone. Putuskan apakah perusahaan Anda mengizinkan penggunaan teknologi kantor untuk alasan pribadi dan apa ukuran keamanan Anda. Apakah karyawan diperbolehkan menggunakan telepon mereka saat mereka bekerja? Dengan membuat aturan seperti itu, Anda akan dapat menghapus ketidaksepakatan sebelum terjadi.
Membuat Pedoman untuk Setiap Peran atau Departemen
Bergantung pada bisnis Anda, Anda dapat memilih untuk menetapkan prosedur untuk setiap departemen atau setiap peran dalam perusahaan. Sebagai contoh, jika Anda memiliki departemen manufaktur, prosedur mereka pasti akan berbeda dari departemen penjualan dan departemen pemasaran Anda. Dengan menuliskan prosedur sehari-hari untuk setiap area bisnis Anda, Anda akan membantu karyawan baru dengan lebih cepat dan akan dapat memandu staf berpengalaman ketika mereka lupa bagaimana melakukan tugas tertentu. Memiliki tempat referensi juga membantu Anda melacak segala sesuatu dalam bisnis Anda. Beberapa kantor yang memiliki beberapa tingkat staf dapat memilih untuk memasukkan bagan organisasi sehingga semua orang menyadari apa peran mereka dalam gambaran perusahaan yang lebih besar.
Menjaga Garis Komunikasi Terbuka
Pedoman Anda dapat diperbarui setiap kali elemen penting baru perlu dimasukkan. Mereka tidak perlu diletakkan di atas batu. Pastikan Anda berkomunikasi dengan staf Anda secara teratur ketika Anda menambahkan sesuatu ke prosedur kantor atau manual kantor Anda. Selain itu, semua praktik kantor Anda harus mudah diakses. Pastikan staf Anda tahu di mana mereka dapat meminta bantuan jika mereka memiliki pertanyaan mengenai waktu liburan, penggunaan ponsel, kompensasi pekerja atau praktik kantor modern lainnya.
