Sponsor dapat memanfaatkan program dan acara organisasi Anda dengan memberikan dukungan keuangan atau menyumbangkan persediaan atau barang lainnya. Ketika Anda meminta sponsor dari perusahaan atau bisnis, penting untuk menulis surat dengan jelas menanyakan apa yang dibutuhkan organisasi Anda. Ini juga penting bagi organisasi untuk mempertimbangkan bagaimana mereka dapat secara terbuka mengakui sponsor sebelum menulis permintaan formal.
Buat daftar semua sponsor potensial, dan tentukan siapa dari mereka yang ingin Anda kirimkan surat sponsor.
Cari tahu kepada siapa surat sponsor harus ditujukan dengan menemukan nama manajer umum atau pemilik perusahaan. Beberapa perusahaan memiliki orang tertentu yang meninjau semua permintaan donasi.
Buat garis besar kebutuhan acara organisasi Anda dengan membuat garis besar yang jelas tentang persediaan yang Anda perlukan untuk menyelesaikan acara dan kebutuhan keuangan untuk membantu membuat acara Anda berhasil.
Ketikkan tanggal pengiriman surat Anda. Dengan kata lain, jika Anda menulis surat sebelumnya, gunakan tanggal yang Anda rencanakan untuk benar-benar mengirimkan surat itu.
Ketikkan judul orang yang ingin Anda alamat serta alamat surat orang tersebut.
Tulis deskripsi organisasi Anda, termasuk ketika organisasi itu didirikan dan misi perusahaan. Jelaskan acara yang Anda minta pendanaannya, termasuk mengapa acara itu penting bagi perusahaan Anda. Sertakan tanggal dan waktu acara. Jelaskan siapa yang akan hadir dan publisitas apa yang Anda harapkan.
Minta sponsor perusahaan dengan menjelaskan betapa bersyukurnya organisasi Anda jika mereka dapat mensponsori acara dalam kapasitas apa pun.
Berikan perincian tentang apa yang dapat Anda tawarkan kepada perusahaan sebagai imbalan atas sponsor mereka. Ini harus mencakup publikasi kontribusi perusahaan dalam laporan tahunan dan / atau buletin serta publisitas untuk mereka di situs Web organisasi Anda. Mungkin itu akan menyertakan beberapa tanda atau pengakuan di acara yang sebenarnya.
Tutup surat itu dengan mengucapkan terima kasih kepada mereka karena telah meluangkan waktu untuk meninjau permintaan sponsor Anda.
Ketikkan nama, alamat, dan nomor telepon Anda.
Tandatangani nama lengkap Anda, dan sertakan posisi Anda dalam organisasi Anda.
Siapkan surat dengan mengirimkannya dalam amplop ukuran bisnis, dan pastikan ada ongkos kirim yang tepat. Jika Anda memiliki brosur untuk acara tersebut, Anda dapat memilih untuk menyertakan salinan untuk ulasan calon sponsor.
