Menciptakan proses bisnis yang berulang adalah bagian penting dari membangun dan menjalankan organisasi yang efektif. Proses bisnis yang dirancang dan didokumentasikan dengan baik sangat penting untuk keberhasilan kegiatan bisnis, apakah perusahaan tersebut adalah bisnis kecil yang terdiri dari dua atau tiga orang atau perusahaan besar dengan ratusan ribu karyawan. Bisnis yang tidak meluangkan waktu dan perhatian untuk menciptakan proses yang berulang dapat berisiko masalah kualitas dan konsistensi.
Definisi
Alur proses bisnis adalah cara memvisualisasikan dan mendokumentasikan langkah-langkah dalam proses bisnis. Diagram alir mendokumentasikan input atau permintaan untuk informasi, produk, atau apa pun yang disampaikan lainnya; langkah-langkah prosedural untuk memenuhi permintaan itu; dan output, atau hasil, yang dihasilkan oleh input.
Komponen
Komponen dasar dari aliran proses bisnis adalah input dan output, yang biasanya dilambangkan dengan oval. Beberapa metodologi menggunakan lingkaran untuk menunjukkan input atau output. Salah satu / atau keputusan ditunjukkan oleh kotak berlian. Langkah-langkah prosedur yang dapat dilaksanakan dilambangkan dengan empat persegi panjang dalam diagram alur. Beberapa aliran menggunakan panah untuk secara visual menunjukkan arah aliran prosedur. Dalam beberapa kasus, kotak yang dimodifikasi digunakan untuk menunjukkan hal-hal seperti langkah prosedural yang memerlukan pelaksanaan proses sub-bisnis. Subproses didokumentasikan dengan aliran proses bisnis yang terpisah.
Alat
Alat yang digunakan untuk membuat aliran proses berkisar dari ekstensi diagram alur pada pengolah kata hingga perangkat lunak diagram alur khusus seperti Visio atau Calligra Flow. Pada akhirnya, perangkat lunak Enterprise Resource Planning sering memiliki modul flow-charting khusus yang dikaitkan dengan modul perencanaan sumber daya lainnya untuk memastikan bahwa kebutuhan pasokan Kanban atau Just In Time terpenuhi.
Metodologi
Metodologi aliran proses bisnis memastikan konsistensi antara proses bisnis untuk organisasi tertentu. Sebagian besar metodologi didorong oleh pilihan sistem ERP atau sistem flow-charting tertentu. Adalah umum bagi suatu organisasi untuk mendefinisikan metodologi yang mendukung praktik bisnisnya yang unik, seperti penyertaan struktur data dalam aliran proses.
Personil
Membuat aliran proses adalah bidang khusus. Dalam proses bisnis yang diimplementasikan dengan baik, spesialis pengembangan, dokumentasi dan proyek rekayasa - sering penulis teknis - menulis dan mengembangkan aliran proses bisnis yang akurat dan dapat digunakan dengan berkonsultasi dan mewawancarai para ahli materi pelajaran. Orang-orang yang terlibat erat dalam proses bisnis sering mengalami kesulitan menjauhkan diri dari bagian proses mereka dan melihat keseluruhan proses bisnis dari sudut pandang organisasi. Dengan menghadirkan spesialis dalam mendokumentasikan proses bisnis, organisasi memastikan terciptanya aliran proses bisnis yang akan menguntungkan organisasi secara keseluruhan, daripada ditargetkan ke bagian tertentu dari organisasi.
