Tinjauan organisasi dapat terdiri dari menganalisa fungsi bisnis Anda, struktur karyawan, proses operasi atau kombinasi dari semuanya. Untuk pemilik usaha kecil, tinjauan organisasi yang efektif mencakup memeriksa struktur dan kinerja departemen atau area fungsional Anda dan meninjau karyawan di setiap area.
Periksa Struktur Fungsional Bisnis
Untuk memulai tinjauan organisasi Anda, tentukan jenis struktur organisasi apa yang Anda miliki. Banyak bisnis kecil mulai dengan struktur datar, yang terdiri dari pemilik dan beberapa karyawan kunci yang bekerja sama untuk mengelola produksi, pemasaran, penjualan, keuangan, dan operasi sumber daya manusia perusahaan. Tidak ada manajer, dengan pemilik membuat semua atau sebagian besar keputusan penting. Struktur ini tidak memiliki lapisan karyawan, seperti direktur, manajer, dan koordinator. Struktur fungsional membagi organisasi Anda dengan tugas, seperti akuntansi, SDM, produksi, pemasaran dan penjualan. Perusahaan dengan struktur ini membuat departemen dengan manajer khusus dan hierarki karyawan. Untuk mengawasi departemen-departemen ini dan para manajernya, bisnis mungkin menciptakan "C-Suite," yang terdiri dari tim manajemen dengan chief executive officer, chief operating officer, dan chief financial officer. Perusahaan yang lebih besar memiliki struktur yang lebih kompleks, termasuk matriks dan organisasi divisi, untuk mengelola banyak karyawan, departemen, divisi, dan bahkan berbagai perusahaan yang beroperasi di bawah payung perusahaan.
Periksa Bagan Organisasi Anda
Setelah Anda menentukan jenis struktur organisasi yang Anda miliki, lihat bagan organisasi Anda, yang merupakan diagram posisi karyawan Anda yang menunjukkan siapa yang bekerja di mana, siapa yang bekerja untuk siapa, dan "tiang totem" dari bisnis Anda. Bandingkan bagan organisasi Anda dengan struktur organisasi Anda untuk menentukan apakah posisi Anda selaras dengan berbagai fungsi yang perlu Anda lakukan. Misalnya: Apakah tenaga penjualan Anda melapor kepada manajer pemasaran atau sebaliknya, dan manfaat / masalah apa yang dihasilkan oleh ini? Apakah manajer produksi Anda mengawasi manajer distribusi Anda atau apakah mereka bekerja secara independen?
Analisis Proses dan Prosedur
Sekarang Anda telah memeriksa area fungsional dan karyawan Anda di dalamnya, menilai proses dan prosedur yang digunakan bisnis Anda untuk mengambil produk dan layanan dari konsep hingga pengiriman.Periksa tidak hanya proses yang digunakan masing-masing departemen untuk melakukan tugasnya, tetapi juga interaksi antar departemen. Misalnya, apakah Anda memiliki sistem yang mulus untuk tenaga penjualan yang memasuki pesanan, departemen akuntansi Anda kemudian menjalankan pemeriksaan kredit dan menyetujui pelanggan baru, gudang Anda mengisi dan mengirim pesanan dan departemen akuntansi Anda mengirimkan faktur?
Tinjau Keuangan
Jika Anda tidak memiliki anggaran induk, buat anggaran untuk menentukan dampak operasi Anda pada bottom line Anda. Master anggaran adalah alat keuangan yang mengintegrasikan anggaran tahunan Anda, buku besar, laporan arus kas, laporan laba-rugi, neraca dan laporan piutang usaha. Daftar bidang pengeluaran utama Anda, seperti tenaga kerja, bahan, administrasi atau pemasaran. Tentukan apakah Anda dapat menguranginya melalui perbaikan struktur organisasi atau staf, atau proses dan prosedur yang lebih baik. Beri peringkat pada sumber pendapatan dan pusat laba Anda dan tentukan apakah perubahan organisasi atau staf dapat meningkatkan kinerja Anda di area ini.
Membuat rekomendasi
Setelah Anda menganalisis struktur bisnis Anda, bagan organisasi, proses dan prosedur, buat daftar area untuk perbaikan dan buat saran. Temui setiap kepala departemen secara terpisah untuk meninjau temuan Anda. Menggunakan umpan balik manajer, mengadakan pertemuan kelompok manajer Anda untuk membahas temuan Anda dan meminta masukan mereka. Beri tahu mereka tujuan Anda, seperti mengurangi biaya overhead atau produksi, mengurangi pemborosan, meningkatkan penjualan, atau mengurangi waktu pengiriman, pengembalian, atau keluhan pelanggan. Gunakan umpan balik tim untuk membuat laporan akhir dan rekomendasi Anda.
