Pernyataan kerja yang akurat adalah kunci untuk membangun hubungan yang sukses antara bisnis Anda dan kontraktor pemeliharaan. Menetapkan ekspektasi layanan yang jelas sebelum penawaran dimulai dapat membantu Anda menghindari kesalahpahaman yang merupakan penyebab paling umum kegagalan pemeliharaan outsourcing, menurut situs web FacilitiesNet. Setelah Anda memiliki tawaran yang menang, negosiasikan persyaratan dan tulis kontrak perawatan yang jelas dan terdefinisi dengan baik.
Persyaratan Layanan Pemeliharaan
Ganti perjanjian tingkat layanan berbasis input tradisional yang terlihat dalam sebagian besar kontrak layanan dengan persyaratan pemeliharaan berbasis hasil. Tidak seperti perjanjian tingkat layanan, yang biasanya mencakup daftar tugas dan bahan yang diperlukan, persyaratan pemeliharaan menentukan hasil dan indikator kinerja utama, tetapi memungkinkan kontraktor untuk menentukan langkah dan bahan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Persyaratan berbasis hasil sangat penting jika Anda menggunakan fasilitas outsourcing atau layanan pemeliharaan peralatan karena Anda tidak memiliki pengetahuan atau keterampilan di rumah.
Parameter kontrak
Tetapkan parameter yang memungkinkan administrasi kontrak yang efektif. Misalnya, termasuk klausul yang mendefinisikan sistem pesanan kerja yang memastikan personel pemeliharaan tidak menerima permintaan perawatan langsung dari karyawan dan juga menyediakan cara bagi Anda untuk memantau kinerja kontraktor dan permintaan perawatan darurat atau darurat. Termasuk klausul yang menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk menyediakan - dan membayar - alat dan persediaan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan.
Prioritaskan Situasi Darurat dan Waktu Tanggap
Mengatasi keadaan darurat pemeliharaan dengan memasukkan persyaratan panggilan setelah jam dan dengan memprioritaskan waktu respons setelah jam sesuai dengan tingkat urgensi. Tergantung pada persyaratan layanan pemeliharaan, Anda dapat menetapkan harapan panggilan satu-satunya di hari kerja atau yang mengharuskan kontraktor tersedia 24 jam sehari, tujuh hari seminggu, 365 hari setahun. Prioritaskan panggilan gangguan setelah-jam sebagai rutin, mendesak atau darurat, dan tetapkan waktu respons untuk panggilan pemeliharaan darurat dan darurat. Sebagai contoh, kategorikan AC yang tidak berfungsi sebagai hal yang mendesak, dan minta petugas pemeliharaan yang bertugas berada di lokasi dan mengerjakan perbaikan dalam waktu dua jam.
Jelaskan Model Pembayaran
Tentukan struktur pembayaran yang cocok untuk Anda dan kontraktor. Kombinasi pembayaran biaya tetap dan variabel berfungsi dengan baik untuk sebagian besar kontrak perawatan. Gunakan model pembayaran biaya tetap untuk pemeliharaan rutin, on-duty, dan model pembayaran variabel untuk panggilan darurat dan darurat yang bertugas dan setelah jam kerja. Misalnya, tingkatkan pembayaran biaya tetap sebesar 10 persen untuk panggilan darurat di luar jam kerja dan 20 persen untuk panggilan darurat. Sertakan model penggantian jika Anda berencana untuk mengganti biaya kontraktor untuk semua atau persentase alat dan persediaan yang ia sediakan.
