Memperkenalkan Sistem Perpustakaan Terpadu (ILS) atau mengotomatisasi perpustakaan, seperti pustakawan sering menyebut prosedur, adalah proses di mana sistem perencanaan sumber daya terintegrasi menggantikan kartu atau jenis katalog non-komputerisasi lainnya, untuk melacak dan inventaris koleksi perpustakaan. Merencanakan proyek otomasi dengan cermat adalah salah satu langkah paling penting dalam memastikan bahwa otomasi perpustakaan terjadi secara efektif dan efisien.
Mengevaluasi kebutuhan kepegawaian. Menerapkan dan melaksanakan proyek otomasi memerlukan pekerjaan tambahan dan mungkin memerlukan staf tambahan. Jika departemen layanan teknis Anda tidak memiliki kataloger staf, Anda mungkin perlu menyewa satu untuk durasi proyek, jika tidak secara permanen, untuk mengisi peran administrator ILS.
Rencanakan anggaran Anda. Bahkan sebelum Anda mulai meneliti sistem otomasi, ada baiknya Anda mengetahui berapa banyak yang harus Anda keluarkan untuk otomasi. Putuskan apakah Anda perlu mempekerjakan staf baru, dan tentukan jenis pembelian tambahan apa yang harus dilakukan untuk mengotomasi perpustakaan Anda dengan sukses. Staf tambahan, komputer, barcode, pemindai kode batang, dan persediaan katalog lain-lain adalah beberapa pengeluaran yang kadang-kadang diabaikan ketika perpustakaan memutuskan untuk mengotomatiskan koleksi mereka.
Setelah Anda tahu berapa banyak biaya proyek Anda, mulailah meneliti sistem otomasi. Anda akan segera mengetahui bahwa ada sistem yang tersedia untuk memenuhi setiap kisaran harga dan ukuran pengumpulan yang bisa dibayangkan.Mengetahui anggaran Anda, dan memiliki gagasan tentang fitur apa yang Anda bisa dan tidak bisa hidup tanpanya, akan membantu Anda menghilangkan sebagian besar sistem dan fokus pada yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Berbicara dengan perpustakaan lain di daerah Anda dan mencari tahu sistem apa yang telah mereka gunakan dan apa yang telah bekerja (dan apa yang tidak bekerja) untuk mereka harus dimasukkan dalam agenda penelitian Anda.
Pilih sistem otomasi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Setelah meneliti sistem ILS dan setelah memutuskan beberapa finalis, hubungi vendor. Sebagian besar akan menawarkan kepada Anda versi percobaan ILS yang ingin Anda beli. Ini akan sangat bermanfaat jika Anda tidak dapat memutuskan sistem mana yang Anda sukai berdasarkan harga dan fitur saja. Keputusan akhir Anda haruslah ILS yang terjangkau, memenuhi kebutuhan pengumpulan dan staf Anda, dan mudah diterapkan.
Latih personel Anda. Setelah Anda membeli sistem otomasi yang ingin Anda terapkan, dan telah memutuskan kebutuhan kepegawaian Anda, latih orang-orang yang bertanggung jawab untuk otomasi tentang cara menggunakan sistem baru. Banyak vendor menawarkan seminar pelatihan di kelas, dan sebagian besar menawarkan tutorial online. Manfaatkan alat pelatihan apa pun yang ditawarkan vendor. Jika Anda telah memilih sistem otomasi yang digunakan perpustakaan lokal lain, periksa untuk melihat apakah mereka bersedia membiarkan staf Anda membayangi staf mereka di tempat kerja, atau melihat apakah mereka memiliki anggota staf yang bersedia bekerja sebagai konsultan saat Anda memperkenalkan ILS baru ke perpustakaan Anda.
Kiat
-
Sebagian besar negara bagian menawarkan dana hibah untuk proyek-proyek otomasi melalui Layanan Perpustakaan dan Undang-Undang Teknologi. Saat merencanakan anggaran Anda, pertimbangkan mengajukan permohonan hibah untuk membantu memenuhi biaya otomatisasi. Masukkan layanan pelatihan dan konsultasi dalam anggaran Anda. Meminta Anda memiliki staf yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan memastikan mereka dilatih dengan benar akan sama pentingnya dengan memilih ILS yang tepat.
