Memorandum bisnis, atau memo, adalah salah satu cara paling sederhana untuk memberi tahu kolega dan anggota staf tentang rapat yang akan datang. Pemberitahuan rapat yang efektif akan memberikan informasi pertemuan dasar secara jelas, singkat dan profesional.
Informasi Terkait
- Ikuti format empat poin umum untuk tajuk, yang harus mencakup Untuk, Dari, Tanggal dan Subyek dalam lingkaran untuk rapat staf Anda _._ Bidang "Kepada" harus mencakup semua orang yang diundang ke rapat. "Dari" akan mencantumkan nama dan jabatan Anda. Tanggal pemberitahuan pada hari didistribusikan. Tulis tentang memo itu di bidang "Subjek", seperti, "Pertemuan Manajer pada 15 Agustus 2019."
- Nyatakan tujuan pertemuan dalam paragraf pembuka bersama dengan semua informasi dasar yang relevan, termasuk waktu dan lokasi. Misalnya, “Tujuan pertemuan adalah untuk membahas rencana insentif karyawan yang direvisi. Pertemuan akan dimulai pukul 3 malam. di ruang konferensi utama dan berlangsung selama satu jam. Semua manajer dan penyelia harus hadir. "
- Berikan ringkasan tentang apa yang akan dibahas selama pertemuan di tubuh memo itu. Jaga agar informasi singkat, jika mungkin; tinggalkan detail untuk didiskusikan pada pertemuan aktual. Misalnya, “Sebagai hasil dari umpan balik Anda, perusahaan akan meluncurkan rencana insentif karyawan yang direvisi pada 1 September 2019. Rencana baru akan menghargai tim penjualan, bukan hanya individu ketika mereka memenuhi tujuan bulanan dan triwulanan. Kami menyadari manfaat dari staf penjualan kami yang bekerja dalam tim dan berharap untuk menumbuhkan tren ini dengan insentif keuangan. "
Kiat
-
Semua informasi dalam pemberitahuan harus relevan dengan rapat. Hindari memasukkan informasi yang berkaitan dengan masalah terkait perusahaan yang tidak akan dibahas pada pertemuan tersebut.
Sebelum rapat
- Beri tahu penerima pemberitahuan jika mereka perlu mempersiapkan dengan cara apa pun atau membaca materi sebelum menghadiri pertemuan. Contohnya mungkin: “Anda masing-masing akan dikirimi email format rencana insentif yang direvisi dan kebijakan pada akhir hari. Silakan tinjau dokumen sebelumnya sehingga Anda akan siap untuk membahas konten dan meminta klarifikasi di mana diperlukan."
- Beri tahu undangan kapan agenda rapat akan dibagikan. Misalnya: "Saya akan mendistribusikan agenda melalui email setidaknya 24 jam sebelum pertemuan. Silakan tinjau agenda setelah menerima."
- Mintalah undangan untuk segera memberi tahu Anda jika mereka tidak dapat menghadiri pertemuan, sehingga Anda dapat menjadwalkan waktu untuk meninjau informasi bersama mereka. Bahkan jika Anda mengirim memo rapat wajib, beberapa karyawan atau undangan mungkin sedang berlibur atau ke luar kota dalam perjalanan terkait pekerjaan.
Kiat
-
Beri tahu orang yang diundang jika Anda bersedia menjawab pertanyaan tentang topik rapat sebelumnya atau jika semua klarifikasi harus disampaikan pada rapat yang sebenarnya. Berikan nomor telepon kontak atau alamat email jika Anda akan mengajukan pertanyaan sebelumnya.
