Internal Revenue Service memungkinkan pembayar pajak untuk mengurangi biaya yang terkait dengan penggunaan mobil atau truk untuk tujuan bisnis. Meskipun Anda dapat memilih untuk menghapus biaya sebenarnya dari menggunakan kendaraan untuk bisnis, kebanyakan orang memilih untuk mengambil pengurangan jarak tempuh standar, yang pada tahun 2014 adalah 56 sen per mil. Tapi Anda tidak bisa menebak jarak bisnis Anda. IRS mengharuskan Anda menyimpan catatan untuk membuktikan jarak yang Anda kurangi akurat dan benar-benar untuk tujuan bisnis.
Persyaratan IRS
Peraturan IRS untuk wajib pajak yang memilih untuk mengurangi tarif jarak tempuh standar memerlukan log yang menunjukkan "mil perjalanan, tujuan, dan tujuan bisnis." Anda tidak menyertakan log ini dengan formulir pajak yang Anda kirim pada akhir tahun, tetapi Anda harus tetap menggunakannya sebagai bukti jika IRS mempertanyakan pengurangan jarak tempuh Anda, atau jika Anda pernah diaudit. Log Anda harus menyertakan informasi yang cukup untuk memuaskan auditor. Misalnya, jika Anda merekamnya pada 12 Januari, Anda mengendarai 9 mil ke pertemuan dengan klien, bersiaplah untuk membuktikan bahwa jaraknya sebenarnya 9 mil. Dan tujuan Anda yang dinyatakan perlu menyertakan detail yang cukup bagi auditor untuk menentukan bahwa ini adalah perjalanan bisnis yang sah.
Miles You May Deduct
IRS juga mendefinisikan apa yang dianggapnya sebagai jarak tempuh yang dapat dikurangkan untuk bisnis. Misalnya, Anda tidak dapat memotong jarak antara rumah dan tempat bisnis Anda. Tetapi Anda dapat mengurangi jarak antara dua tempat bisnis yang berbeda. Anda dapat mengurangi jarak tempuh antara kantor Anda dan kantor klien yang Anda hubungi, bahkan jika kantor Anda ada di rumah Anda. Jika Anda bepergian ke konferensi atau rapat atau mengikuti seminar yang akan menguntungkan Anda dalam bisnis Anda, ini dianggap sebagai pengurang bisnis. Jika perjalanan Anda menggabungkan tujuan bisnis dan pribadi, Anda hanya dapat mengurangi bagian bisnis dari perjalanan. Misalnya, jika Anda pergi ke kantor pos untuk mengirim dokumen ke klien, kemudian mampir ke toko kelontong untuk mengambil makan malam, Anda hanya dapat mengurangi jarak tempuh yang terkait dengan perjalanan ke kantor pos, bukan toko kelontong.
Catatan Elektronik
Aplikasi untuk smartphone, tablet, dan komputer pribadi secara otomatis melacak jarak tempuh bisnis. Aplikasi semacam itu memungkinkan Anda mengisi informasi penting, seperti tujuan dan tujuan perjalanan Anda, dan mereka akan menghitung jarak tempuh. Banyak dari program ini memungkinkan Anda untuk mengekspor data ke dalam spreadsheet. Anda juga dapat menginstal perangkat lunak pemosisian global di mobil Anda untuk melacak semua jarak tempuh Anda. Tetapi, seperti artikel New York Times 2006 tentang perangkat lunak pelacakan mencatat, perangkat lunak mungkin rentan terhadap gangguan dan kerusakan perangkat keras, sehingga cadangan data Anda secara teratur sangat penting.
Catatan tertulis
Salah satu cara paling sederhana untuk melacak jarak tempuh adalah menyimpan catatan tertulis di mobil Anda - dalam buku catatan atau pada formulir catatan jarak tempuh yang Anda cetak dari komputer Anda atau membeli di toko peralatan kantor. Kembangkan kebiasaan merekam awal dan akhir pembacaan odometer setiap kali Anda menggunakan mobil untuk bisnis, serta mencatat tujuan bisnis perjalanan. Isi informasi untuk setiap perjalanan dan jumlah mil pada akhir tahun. Anda juga dapat menggunakan dokumentasi lain, seperti hasil cetak dari petunjuk arah mengemudi atau peta, sebagai cadangan lebih lanjut untuk pengurangan jarak tempuh Anda.
