Sebelum zaman sistem keuangan terkomputerisasi, semua proses akuntansi dilakukan dengan tangan, menggunakan kertas dan pensil. Beberapa usaha kecil masih menggunakan metodologi lama ini, juga dikenal sebagai sistem akuntansi manual. Konsep di balik sistem manual dan komputerisasi adalah sama, hanya mekanika yang berubah.
Manfaat
Metode akuntansi manual jauh lebih murah daripada sistem komputerisasi. Beberapa orang tidak nyaman bekerja dengan komputer, dan berkinerja lebih baik dengan sistem kertas dan pensil. Sistem manual berfungsi, bahkan jika listrik mati - tidak seperti kebanyakan pengaturan komputer. Manfaat lain dari sistem manual adalah tidak ada kerusakan atau duplikasi data, seperti yang kadang terjadi pada perangkat lunak akuntansi. Karena akuntansi manual sederhana dan tidak memerlukan keterampilan komputer, perusahaan dapat mempekerjakan karyawan dengan lebih sedikit uang, keuntungan utama bagi usaha kecil.
Bantalan kertas
Sebelum spreadsheet dan perangkat lunak terkomputerisasi, akuntan menggunakan pembungkus kertas yang dicetak dengan kolom. Kolom pertama di sebelah kiri biasanya sempit dan digunakan untuk tanggal, sedangkan kolom kedua, terluas di halaman, digunakan untuk deskripsi. Bantalan akuntansi menyajikan empat atau lebih kolom - setiap kolom dipisahkan oleh garis ganda yang mengalir di bawah halaman. Bantalan sering dicetak dalam stok hijau muda atau putih dengan ruang untuk setiap digit, meminimalkan kebingungan karena tulisan tangan. Garis pada bantalan mencerminkan transaksi bisnis, seperti penjualan atau transaksi persediaan.
Jurnal
Jurnal digunakan untuk memfasilitasi proses akuntansi manual. Ini adalah bantalan tujuan khusus untuk proses tertentu. Anda dapat memiliki jurnal untuk semua transaksi penerimaan kas Anda, misalnya. Ketika penjualan terjadi, Anda menulis transaksi dalam jurnal sebagai item baris tunggal. Pada akhir minggu atau sebulan, Anda menjumlahkan transaksi dan membuat satu entri jurnal dalam buku besar - kredit untuk penjualan, dan debit ke kas.
Kesalahan
Saat menggunakan sistem akuntansi manual, Anda perlu memiliki strategi untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan secara efisien. Secara umum, Anda menemukan kesalahan ketika Anda menyusun saldo percobaan, dan itu tidak seimbang - debet tidak sama dengan kredit. Dalam hal ini, pastikan saldo jurnal dan jurnal Anda akurat. Anda dapat menjalankan pita kalkulator, dan melampirkannya ke setiap halaman jurnal dan buku besar, memastikan totalnya benar. Anda juga harus meninjau saldo uji coba untuk kewajaran, dan membandingkan angka dengan saldo uji coba terakhir Anda, mencari perbedaan yang mungkin salah.
