Jauh sebelum email ditemukan, mesin faks adalah cara utama berkomunikasi dengan cepat di lingkungan kantor. Mesin faksimili, atau faksimile, adalah alat untuk mengirim salinan informasi, melalui saluran telepon, dan biasanya digunakan untuk melakukan pemesanan dengan perusahaan atau untuk mengirim dokumen hukum dengan cepat.
Sejarah
Mesin faks modern mulai umum digunakan selama tahun 1980-an, namun paten untuk mesin faks diberikan kepada Alexander Bain pada tahun 1843, 33 tahun sebelum penemuan telepon. Mesin faks pertama menjadi signifikan pada tahun 1906 ketika digunakan untuk mengirimkan foto ke surat kabar.
Manfaat
Faks dikirim secara aman dan secara instan, yang merupakan keuntungan ketika mengirim dokumen rahasia dan hukum. Industri lain yang mengandalkan transmisi mesin faks termasuk perusahaan real estat dan penjualan, yang bergantung pada faks untuk keperluan pemesanan. Dengan prevalensi email di tempat kerja, pada tahun 2007 lebih banyak faks dikirim daripada tahun lainnya.
Jenis
Mesin faks khusus adalah mesin yang hanya digunakan untuk proses faks. Karena mesin faks menggunakan saluran telepon, panggilan telepon dapat dilakukan dari mesin, namun itu bukan fungsi utama.
Printer multifungsi mencakup perangkat keras untuk digunakan sebagai mesin faks, pemindai, printer, dan mesin fotokopi. Perangkat ini biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk beroperasi, sehingga para ahli menyarankan "jika Anda perlu mengirim lebih dari beberapa faks per minggu, Anda akan mendapatkan nilai uang Anda dari mesin faks khusus," menurut Consumer Research.
Modem faks tersedia sebagai perangkat komputer internal atau eksternal. Kelemahan dari modem faks adalah bahwa dokumen yang akan dikirimi faks harus dalam bentuk elektronik. Kerugian utama dari modem faks adalah pemindai optik yang diperlukan untuk mengirim faks dokumen kertas.
Layanan faks-ke-email, yang ditawarkan oleh perusahaan seperti Packetel, memungkinkan faks dikirim ke akun email sebagai dokumen PDF. Manfaat layanan faks-ke-email termasuk peringatan teks ketika faks diterima, ketersediaan beberapa alamat email, dan harga murah ($ 3,65 per bulan untuk Packetel).
Pertimbangan
Mereka yang ingin membeli mesin faks harus mempertimbangkan hal-hal berikut: 1. Teknologi pencetakan. Mesin faks laser lebih tahan lama dan memiliki kualitas cetak lebih tinggi, tetapi lebih mahal. 2. Kecepatan. Kecepatan transmisi bervariasi dari tiga hingga 15 detik per halaman. Jika Anda tidak akan sering mengirim faks, pertimbangkan untuk membeli mesin yang lebih lambat dan lebih murah. 3. Memori. Jika mesin faks kehabisan kertas, mesin sederhana akan menyimpan sekitar 25 halaman, sedangkan mesin kelas atas akan menyimpan hingga 500 halaman. 4. Fitur lainnya. Pertimbangkan opsi lain apa, seperti panggilan cepat dan penerusan faks, yang mungkin Anda perlukan.
Penyelesaian masalah
Masalah mesin faks yang paling umum termasuk kualitas gambar, kertas macet dan masalah konektivitas.
Masalah kualitas gambar termasuk noda, goresan, dan jenis yang terlalu gelap atau terlalu terang. Pastikan kartrid toner berfungsi dengan baik, memiliki cukup toner, dan tidak membocorkan bubuk.
Saat menangani kertas macet, pastikan untuk mengeluarkan kertas dengan cara alami yang akan dibawa kertas. Mencoba mengeluarkan kertas ke arah yang berlawanan dapat menyebabkan kerusakan pada roda atau roda gigi, dan meninggalkan serpihan kertas kecil di dalam mesin.
Kesalahan komunikasi biasanya berurusan dengan perusahaan telepon. Jika ada nada panggil tetapi faks masih tidak dapat diterima, hubungi perusahaan telepon untuk memastikan tidak ada gangguan.
