Bagi kebanyakan orang, kekecewaan adalah bagian dari kehidupan. Perasaan itu begitu biasa sehingga banyak orang menelan emosi tanpa mengeluh, perlahan-lahan memberi makan kebencian yang semakin besar. Mereka mungkin membuat alasan untuk pihak yang menyinggung, mengatakan pada diri mereka sendiri “Mereka melakukan yang terbaik yang mereka bisa.” Itu mungkin benar, tetapi sedikit kritik konstruktif tidak pernah menyakiti siapa pun. Bisnis dan entitas lain yang menerima surat kekecewaan segera menyadari bahwa demi kepentingan mereka, ada ruang untuk perbaikan. Seperti kata pepatah, "Roda melengking mendapatkan minyak."
Atur fakta Anda. Orang atau perusahaan tempat Anda menulis surat kekecewaan tidak dapat meningkatkan praktik bisnis atau pribadi mereka jika Anda tidak menjelaskan dengan jelas bagaimana mereka telah mengecewakan Anda. Sebelum Anda menulis surat itu, miliki daftar contoh di mana Anda merasa kecewa, terorganisir dalam urutan kronologis. Jika Anda memiliki dokumentasi resmi dari sumber lain, siapkan juga itu sebelum Anda mulai menulis surat.
Daftarkan keluhan Anda. Jelaskan dengan jelas apa harapan Anda dan bagaimana harapan itu tidak terpenuhi. Gunakan dokumentasi dari sumber lain jika perlu.
Jelaskan bagaimana keluhan membuat Anda merasa. Misalnya, jika Anda menulis kepada perusahaan makanan cepat saji tentang layanan pelanggan yang berulang kali kasar, jelaskan bahwa itu membuat Anda merasa seolah-olah uang dan perlindungan Anda tidak dihargai dalam organisasi mereka.
Berbaik.Ingatlah bahwa tujuan surat Anda adalah untuk membantu orang atau organisasi meningkat, bukan menurunkannya. Anda hanya menunjukkan cara di mana Anda merasa mereka bisa melakukan yang lebih baik. Saat menulis surat kekecewaan kepada perusahaan, ingatlah bahwa orang yang membaca surat itu kemungkinan bukan orang yang Anda ajukan keluhan. Jangan kasar atau jahat; pertahankan nada jenis suratnya, atau paling tidak, profesional.
Buat saran untuk perbaikan. Sekarang Anda telah menunjukkan masalahnya, bantu dengan mengarahkan mereka ke solusi.
Sampaikan tuntutan Anda. Jika Anda merasa layak mendapatkan restitusi untuk pengalaman Anda, surat kekecewaan adalah tempat untuk bertanya. Apakah Anda meminta pengembalian uang langsung atau layanan yang didiskon atau gratis di masa mendatang, tunjukkan bahwa memenuhi tuntutan Anda akan sangat membantu Anda sebagai pelanggan.
Ketikkan hurufnya. Presentasi profesional atas kekecewaan Anda akan membuat penerima tahu bahwa Anda serius.
Buat salinan surat itu. Jika surat Anda hilang, menjadi masalah perselisihan, atau menjadi yang pertama dalam rantai panjang surat kekecewaan, Anda harus memiliki salinan untuk catatan Anda. Jika Anda menyertakan dokumen lain dengan surat Anda, buat salinan dari dokumen-dokumen itu dan kirim salinannya. Selalu simpan dokumen asli untuk Anda sendiri.
