Laporan serah terima adalah alat dasar yang digunakan oleh karyawan yang keluar untuk memberi tahu karyawan baru tentang pekerjaan sebelumnya dan apa yang perlu terjadi untuk memastikan transisi karyawan yang mulus. Jenis laporan ini dapat digunakan dalam beberapa cara berbeda. Ini dapat mencakup informasi untuk perubahan shift sederhana atau untuk karyawan pengganti permanen. Laporan tersebut harus mencakup semua informasi penting yang orang tersebut ambil alih untuk Anda perlu ketahui untuk memastikan bahwa tidak ada masalah yang tidak perlu dan tidak terduga muncul setelah Anda meninggalkan posisi Anda.
Menyiapkan Laporan Penyerahan Karyawan
Sebelum Anda mulai membuat catatan serah terima, buatlah daftar semua informasi yang perlu diketahui karyawan yang masuk. Pertimbangkan apa yang Anda lakukan setiap hari, serta hal-hal yang Anda lakukan mingguan, bulanan, atau tahunan. Sertakan informasi selain tanggung jawab dan tugas dasar Anda, seperti kontak penting, protokol, rantai komando, kata sandi, kunci, tanggal penting, program pelatihan, dan informasi spesifik pekerjaan lainnya.
Pikirkan Tenggat Waktu dan Prioritas
Ketika Anda merasa daftar Anda sudah lengkap, mulailah memecah daftar berdasarkan prioritas, frekuensi, jenis informasi, dan urutan. Buat daftar proyek saat ini, tanggal atau waktu dimulainya, bagaimana mereka harus maju dan tanggal atau waktu penyelesaian yang diharapkan. Karyawan yang masuk perlu mengetahui tugas mana yang perlu diprioritaskan setelah serah terima.
Mulailah dengan Tujuan Utama
Mulailah dengan menulis ringkasan tujuan untuk posisi - milik Anda dan perusahaan - sehingga pengganti Anda tahu di mana mereka harus memulai. Berikut ini tergantung pada tujuan laporan. Untuk laporan serah terima shift shift, misalnya, Anda akan mulai dengan apa yang dimulai pada shift Anda dan perlu diselesaikan oleh yang berikutnya. Perhatikan juga tugas yang sudah selesai, sehingga shift yang masuk tidak menduplikasi apa yang Anda lakukan. Untuk karyawan baru dan permanen, tulis daftar proyek jangka pendek dan jangka panjang yang sedang Anda kerjakan, serta proyek-proyek penting yang Anda selesaikan di masa lalu. Masukkan semua tanggal dan tenggat waktu yang perlu diketahui orang baru.
Tambahkan Tip dan Sumber Daya
Penting juga untuk memasukkan tip agar berhasil menyelesaikan tugas yang ada. Misalnya, Anda dapat membuat direktori terperinci dari lokasi dokumen dan item spesifik pekerjaan untuk pengganti Anda, selain menguraikan informasi kontak untuk orang-orang yang berkaitan dengan pekerjaan yang sedang ditangani. Jika memungkinkan, sertakan cara untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja pekerjaan. Ini akan memberi Anda alat pengganti untuk melanjutkan apa yang Anda mulai tanpa gangguan dalam aliran proses dan meningkatkan kemungkinan hasil yang sukses.
Gunakan Templat
Untuk menyederhanakan proses pembuatan laporan penyerahan karyawan, buat laporan Anda menggunakan program komputer kantor. Gunakan templat laporan serah terima yang ada atau buat sendiri berdasarkan item spesifik untuk pekerjaan - ketikkan "templat laporan serah terima" ke mesin pencari harus mengembalikan banyak contoh. Dan jangan lupa untuk mengoreksi laporan serah terima sebelum keluar dari posisi Anda untuk memastikan bahwa semua informasi terkait tersedia untuk karyawan baru.
