Salam adalah salam dalam surat. Begitulah cara Anda mengatasi penerima, dan mengatur nada untuk seluruh konten dalam pesan. Dalam bisnis hari ini, sebagian besar korespondensi dilakukan melalui email. Namun, surat pos masih digunakan di beberapa industri dan dengan jenis dokumen bisnis tertentu. Dalam kedua kasus tersebut, penting untuk menggunakan salam yang benar untuk menunjukkan kepada penerima surat hormat dan untuk melibatkannya di awal komunikasi.
Kiat
-
Salam yang tepat untuk surat bisnis tergantung pada nada dokumen, apakah itu dalam bentuk cetak atau email dan sifat pesan yang dikirim.
Cara Memilih Ucapan Surat Bisnis
Memutuskan salam untuk digunakan dalam surat bisnis Anda tergantung pada beberapa faktor. Pertama, cari tahu sifat masalah yang Anda diskusikan. Apakah perlu nada formal atau informal? Misalnya, melamar pekerjaan di perusahaan adalah transaksi bisnis formal dan memerlukan surat bisnis dengan salam formal. Di sisi lain, mengirim email kepada kolega tentang kapan harus bertemu untuk makan siang tidak memerlukan salam formal. Demikian pula, menangani pelanggan yang belum pernah Anda ajak bicara sebelumnya mungkin memerlukan nada yang lebih formal dibandingkan dengan berbicara dengan mitra yang dengannya Anda berbisnis secara rutin.
Faktor lain yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan salam untuk digunakan adalah nada keseluruhan pesan. Salam adalah bagian pertama dari surat bisnis yang dibaca penerima Anda, jadi pada dasarnya mengatur nada untuk seluruh pesan. Pilih salam Anda dengan hati-hati berdasarkan nada yang ingin Anda sampaikan. Selain itu, salam yang Anda gunakan akan tergantung pada apa yang Anda ketahui dan tidak tahu tentang penerima. Apakah Anda tahu nama orang tersebut, jenis kelamin, pekerjaan dan kredensial berperan dalam memilih salam.
Mempertimbangkan Format Surat Bisnis
Salam yang Anda gunakan mungkin juga tergantung pada format surat Anda. Misalnya, apakah Anda akan mengirim pesan melalui pos atau email dapat memengaruhi jenis ucapan yang Anda pilih. Selain itu, jenis huruf juga akan menentukan salam yang Anda gunakan. Misalnya, surat pengantar proposal bisnis yang dikirim melalui pos mungkin memiliki sambutan yang jauh lebih formal daripada memo di seluruh perusahaan yang dikirim ke daftar internal melalui email. Anda juga perlu mempertimbangkan apakah Anda mengirim surat bisnis ke satu orang atau beberapa orang, karena itu akan memengaruhi salam yang Anda pilih.
Penerima Surat Bisnis
Sebelum Anda memulai surat bisnis Anda, cari tahu kepada siapa Anda mengirim pesan. Jika Anda menulis kepada seseorang, penting untuk mengetahui nama lengkapnya dengan ejaan yang benar. Jika penerima memiliki nama netral-gender seperti Alex atau Pat, memanggil organisasi dan mengetahui jenis kelaminnya dapat menyelamatkan Anda dari kemungkinan rasa malu di masa depan. Jika Anda tidak mengetahui jenis kelamin orang tersebut, maka Anda dapat menjatuhkan artikel sopan santun tersebut dalam sambutan Anda.
Jika surat bisnis Anda merespons pesan yang sudah dikirim oleh penerima, perhatikan bagaimana mereka menandatangani nama mereka. Jika nama lengkap mereka adalah Cassandra dan mereka menandatangani surat mereka "Cass," maka Anda mungkin cenderung menyebutnya sebagai "Cass." Ini akan tergantung pada sifat hubungan Anda dan dokumen yang Anda tulis. Jangan mempersingkat nama seseorang tanpa terlebih dahulu diundang untuk melakukannya.
Menggunakan Judul Khusus Gender
Dalam beberapa kasus, Anda dapat memilih untuk menggunakan judul khusus gender sebagai bagian dari ucapan Anda. "Mr." digunakan untuk seorang pria dan mendahului nama belakangnya - "Mr. Smith, ”misalnya. Untuk wanita yang sudah menikah, gunakan "Mrs." sebelum nama belakang. Untuk wanita yang belum menikah, Anda dapat menggunakan "Nona." Saat menulis ke seorang wanita tanpa mengetahui status pernikahannya, Anda dapat menggunakan "Ms.," seperti dalam "Ms. Smith."
Sebelum memutuskan untuk menggunakan judul spesifik gender, pertimbangkan apakah bahasa Anda inklusif. Beberapa orang mungkin tidak mengidentifikasi sebagai pria atau wanita atau mungkin mengidentifikasi sebagai lawan jenis. Jika Anda tidak tahu atau tidak yakin dengan situasinya, Anda dapat memilih untuk tidak menggunakan bahasa khusus gender sepenuhnya dalam korespondensi Anda.
Salam Resmi
Salam formal yang paling umum dalam bisnis adalah "Dear." Anda dapat menggunakan salam itu dalam beberapa cara:
- Tuan Smith yang terhormat
- John / Jane sayang
- Yth. Ny. Ny. Smith
- John Smith yang baik
Cara Anda menangani nama penerima akan tergantung pada formalitas surat bisnis dan hubungan Anda dengannya. "Yang terhormat" dapat digunakan dalam surat bisnis cetak dan email, seperti halnya salam "Kepada." "Halo" adalah salam resmi lainnya. Namun, itu umumnya digunakan dalam email daripada surat pos.
Salam informal
Salam yang kurang formal dapat digunakan di lingkungan bisnis. Namun, apakah mereka dapat diterima atau tidak akan tergantung pada budaya organisasi, penerima surat dan sifat pesan.
Dalam organisasi di mana tidak ada hierarki formal atau bisnis kecil yang hanya memiliki sedikit karyawan yang saling kenal, mungkin tidak ada kebutuhan untuk salam formal. Secara umum, dalam korespondensi internal dengan kolega atau mitra yang Anda kenal, boleh saja menggunakan "Hai John" atau "Hai Jane," terutama ketika berkomunikasi melalui email.
Perhatikan bahwa meskipun budaya organisasi bersifat informal, mungkin ada beberapa kasus di mana salam formal diperlukan, seperti ketika berbicara dengan pelanggan atau pemangku kepentingan baru atau ketika melamar pekerjaan.
Salam untuk Penerima Tidak Dikenal
Terkadang saat menulis surat bisnis, Anda mungkin tidak tahu nama penerima. Dalam hal ini, cobalah menelepon organisasi terlebih dahulu untuk mencari tahu siapa yang mungkin melihat surat bisnis Anda, dan alamat catatan Anda sesuai. Anda juga dapat memeriksa situs web perusahaan untuk mengetahui apakah Anda dapat mengetahui informasi ini. Jika Anda tidak dapat mengetahui nama penerima, Anda dapat menangani surat bisnis Anda dengan salam umum seperti:
- Dear Sir atau Madam
- Untuk Perhatian
- Untuk Manajer Perekrutan
Salam untuk Banyak Penerima
Ketika berhadapan dengan banyak penerima surat bisnis Anda, sesuaikan salamnya untuk memasukkan banyak nama, seperti menulis "Jane dan John yang Terhormat" atau "Kepada Tuan dan Nyonya Smith." Jika ada lebih dari dua nama yang harus dicantumkan, Anda dapat pilih untuk tidak menyertakan nama sama sekali dan gunakan salam umum seperti:
- Tim yang terhormat
- Halo semua
- Kepada Departemen Sumber Daya Manusia
- Blue-Sky Corporation yang terhormat
Pedoman untuk Judul Tertentu
Pekerjaan atau pendidikan seseorang mungkin mengharuskan Anda untuk mengatasinya dengan cara tertentu dalam salam bisnis Anda tergantung pada formalitas surat itu. Secara umum, ini berlaku untuk anggota klerus, profesional medis, akademisi, personel militer dan pejabat terpilih.
Misalnya, jika Anda menulis kepada seseorang yang memiliki gelar dokter, gunakan "Dr." sebelum nama belakangnya, seperti pada "Dr. Smith. "Saat menulis kepada seorang profesor, hakim, rabi, imam, atau pendeta, tuliskan judul lengkap di depan nama belakangnya, seperti" Pastor Smith yang terhormat. "Saat menulis kepada anggota militer, pantas menggunakan peringkat penuh mereka dan nama belakang dalam salam, seperti pada "Letnan Jenderal Smith yang Terhormat" atau "Halo Kapten Smith."
Memformat Salam Dalam Surat Bisnis
Saat memformat surat Anda, Anda dapat menambahkan titik dua atau koma setelah ucapan Anda. Usus besar adalah pilihan yang lebih formal, sedangkan koma digunakan untuk korespondensi informal. Paragraf pertama surat Anda dimulai setelah salam di baris berikutnya, misalnya:
John terkasih, Paragraf pertama
