Permintaan anggaran adalah surat bisnis yang mencari dana untuk pengeluaran dan overhead operasional untuk proyek atau departemen dalam suatu organisasi. Kurang formal daripada proposal bisnis tradisional, permintaan ini masih harus mematuhi kesopanan penulisan bisnis yang ketat dan memberi pembaca pemahaman menyeluruh tentang proyek sambil menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin timbul.
Item yang Anda butuhkan
-
Anggaran terperinci
-
Informasi kontak pemirsa
-
Dokumentasi pendukung
Temukan individu yang tepat yang mengawasi persyaratan anggaran untuk proyek khusus Anda. Dalam organisasi mana pun, mungkin ada beberapa individu berbeda yang mengawasi pengeluaran dan pertimbangan anggaran. Luangkan waktu untuk menyelidiki audiens Anda secara menyeluruh. Pastikan Anda memperoleh informasi ejaan dan kontak yang benar.
Berikan latar belakang historis untuk proyek tersebut. Ini harus mencakup pengalaman masa lalu dengan proyek serupa, anggaran sebelumnya atau rencana pengeluaran, dan keberhasilan yang diperoleh dari upaya sebelumnya. Sertakan tren terkini yang dapat memengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek.
Tentukan tujuan permintaan anggaran saat ini dan sediakan rencana terperinci. Sertakan bagaimana uang akan dialokasikan dan biaya apa yang akan ditanggung. Misalnya, jika anggaran akan digunakan untuk penempatan staf dan persediaan, beri catatan berapa persen dari anggaran yang akan dialokasikan untuk setiap persyaratan. Alamat setiap pertanyaan yang mungkin diajukan orang yang masuk akal mengenai proyek di muka untuk menghindari keterlambatan dalam persetujuan atau deklinasi formal dari permintaan.
Melampirkan anggaran terperinci untuk pengeluaran proyek atau departemen. Ini akan memberi individu yang mengevaluasi angka yang tepat untuk proyek. Seperti anggaran standar, bagian ini harus mencakup item baris yang tepat untuk setiap pengeluaran yang diperlukan. Jika angka pasti tidak tersedia, akan perlu memperkirakan total biaya untuk item baris itu.
Tutup permintaan dengan merangkum detail penting yang tercakup. Ini biasanya dapat dilakukan dalam satu atau dua paragraf. Kemudian, sertakan nama dan informasi kontak Anda. Sarankan pertemuan tindak lanjut untuk membahas permintaan pendanaan lebih lanjut.
Kiat
-
Menulis bisnis harus selalu bersih dan singkat. Berikan informasi yang cukup untuk menyajikan argumen yang valid untuk permintaan Anda, tetapi jangan mencoba terlalu banyak menjual dengan bulu. Ingat, pembaca Anda akan memiliki banyak proyek untuk ditinjau. Jangan buang waktunya dengan detail yang tidak penting.
Peringatan
Hati-hati saat memperkirakan pengeluaran di masa depan. Memperkirakan terlalu sedikit untuk item baris dapat menyebabkan anggaran Anda secara signifikan di bawah apa yang sebenarnya dibutuhkan. Memperkirakan terlalu banyak dapat menyebabkan anggaran Anda dianggap tidak masuk akal dan ditolak.
