Jika Anda seorang pembicara, konsultan, atau pendidik, seminar mungkin menjadi urusan Anda. Jika Anda pemilik bisnis lain, seminar mungkin menjadi salah satu metode terbaik bagi Anda untuk memasarkan bisnis Anda. Apa pun alasan Anda menyelenggarakan seminar, langkah-langkah dasar yang sama harus diikuti untuk membuat acara yang berjalan lancar dan mengesankan peserta Anda.
Pilih topik Anda. Jika Anda seorang konsultan atau pembicara, kemungkinan Anda diminta untuk berbicara dengan grup tentang topik tertentu. Jika Anda seorang pemilik bisnis yang menyelenggarakan seminar untuk mempromosikan bisnis Anda, Anda harus memilih topik yang menarik bagi pelanggan target Anda. Misalnya, seorang pengacara dapat menyelenggarakan seminar gratis untuk publik tentang perencanaan perumahan.
Pilih tempat Anda. Cobalah untuk memperkirakan jumlah peserta yang akan Anda miliki dan pilih tempat yang akan memiliki ruang yang cukup untuk semua orang untuk duduk dengan nyaman. Anda juga harus mempertimbangkan harga saat memilih tempat. Beberapa tempat dapat memiliki biaya sewa kamar beberapa ratus atau bahkan ribuan dolar, sementara yang lain jauh lebih masuk akal. Hotel sering memiliki ruang perjamuan tempat bisnis sering mengadakan konvensi, sehingga dapat menjadi tempat yang baik untuk memulai pencarian lokasi.
Buat dan kirim undangan. Bergantung pada ukuran dan formalitas acara Anda, undangan Anda dapat berkisar dari dokumen sederhana yang dibuat dalam Microsoft Word hingga desain mewah yang dibuat oleh desainer profesional. Kirimkan undangan Anda beberapa minggu sebelumnya untuk memberikan waktu bagi peserta untuk merencanakan untuk hadir. Jangan mengirimkan undangan sejauh ini di muka sehingga mereka mungkin lupa sebelum tanggal seminar yang sebenarnya tiba. Anda juga dapat mengirim email undangan Anda, tetapi ingatlah bahwa undangan itu mungkin berakhir di beberapa folder spam penerima.
Putuskan apakah Anda akan menawarkan makan siang atau minuman ringan. Jika seminar Anda berlangsung selama beberapa jam, itu adalah sentuhan yang bagus untuk memiliki minuman ringan tersedia. Jika seminar Anda dimulai pagi-pagi sekali atau melebihi jam makan siang, disarankan untuk menyediakan makan siang. Beberapa tempat memiliki persyaratan bahwa Anda memanfaatkan layanan dari katering in-house mereka ketika mengadakan acara di fasilitas. Pastikan Anda mengetahui aturan kontrak Anda sebelum memesan minuman.
Buat materi presentasi Anda. Buat salinan handout, atau cetak di printer profesional. Anda mungkin ingin membuat presentasi PowerPoint sehingga Anda memiliki referensi visual ketika Anda atau pembicara Anda sedang mempresentasikan materi. Anda dapat dengan mudah membuat selebaran untuk peserta Anda dengan memilih "selebaran" di bawah opsi cetak. Pastikan Anda memilih tiga per halaman, dan peserta Anda akan dapat membuat catatan langsung di handout mereka.
Beberapa hari sebelum acara, selesaikan jumlah peserta Anda berdasarkan RSVP Anda. Jika Anda memilih, Anda dapat memanggil orang lain yang telah Anda undang untuk mengingatkan mereka tentang acara Anda dan memberi mereka satu kesempatan terakhir untuk mendaftar. Tinggalkan pesan untuk siapa saja yang tidak Anda jangkau, jika mungkin, dan perintahkan mereka untuk menghubungi Anda sesegera mungkin jika mereka berencana untuk hadir.
Buat lembar masuk dan tag nama. Sangat menyenangkan bagi peserta seminar untuk dapat bertemu orang lain dan segera melihat nama mereka dan dari mana mereka berasal. Ini menghilangkan beberapa perasaan tidak nyaman yang dimiliki orang ketika memperkenalkan diri kepada orang baru. Lembar masuk akan terbukti bermanfaat jika Anda berencana untuk menawarkan segala jenis kredit pendidikan berkelanjutan kepada peserta Anda, atau jika Anda hanya ingin tetap berhubungan dengan peserta Anda setelah seminar. Anda dapat menanyakan nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email mereka. Adalah bijaksana untuk menawarkan sebuah kotak yang dapat mereka periksa jika mereka tidak ingin menerima komunikasi lebih lanjut dari Anda.
Buat paket untuk setiap pengaturan tabel. Anda mungkin ingin menyertakan brosur dan materi promosi lainnya tentang bisnis Anda. Anda juga ingin memberikan sesuatu untuk dituliskan oleh peserta dan sebuah pena untuk mereka tulis. Jika Anda tidak memiliki barang-barang ini dengan logo bisnis Anda di, tempat Anda mengadakan acara mungkin memiliki pena dan pembalut yang dengan senang hati mereka sediakan.
Konfirmasikan detail dengan penghubung Anda di tempat Anda beberapa hari sebelum acara Anda. Anda juga harus mengkonfirmasi jumlah kepala akhir dengan katering Anda jika Anda memiliki makanan yang dipenuhi. Pastikan untuk memberi tahu katering Anda jika Anda akan membutuhkannya untuk memasok produk kertas, seperti piring, serbet atau cangkir. Buat pengaturan pembayaran apa pun yang diperlukan. Beberapa tempat dan katering membutuhkan pembayaran di muka, sementara yang lain dengan senang hati mengumpulkan uang pada hari acara Anda.
Siapkan tempat Anda sehari sebelum atau pagi acara Anda. Anda pasti ingin memastikan bahwa staf venue Anda mengatur ruangan sesuai dengan yang Anda minta. Anda juga ingin menempatkan paket dan bahan lainnya di setiap pengaturan tempat sebelum tamu Anda tiba. Berjalan di sekitar ruangan dan pastikan semua orang akan memiliki pandangan yang jelas tentang Anda atau pembicara Anda di depan ruangan.
Rencanakan untuk diri sendiri atau perwakilan dari perusahaan Anda untuk hadir ketika tamu pertama akan mulai tiba pada hari acara Anda. Anda ingin menyapa orang dan mengarahkan mereka ke lembar masuk, lokasi kamar kecil dan minuman.
Kiat
-
Cobalah untuk tetap terorganisir sebanyak mungkin ketika merencanakan seminar Anda. Detail-detail kecil cenderung membuat Anda kewalahan, dan semakin terorganisir Anda memimpin acara, semakin lancar acara itu akan berlangsung pada hari besar.
Peringatan
Anda akan selalu memiliki beberapa peserta yang telah memesan kursi di seminar Anda yang tidak muncul pada hari acara. Timbul keadaan darurat atau masalah lain terjadi yang mencegah beberapa orang untuk benar-benar datang. Jangan biarkan itu mengganggu Anda. Kemungkinannya, akan ada satu atau dua orang yang muncul pada menit terakhir dan bertanya apakah mereka masih bisa hadir.
