Mengadakan seminar tentang topik tertentu dapat mengajari orang-orang sesuatu yang baru, mendidik kembali orang-orang tentang sesuatu yang sudah mereka ketahui dan memperkenalkan kemajuan dalam industri Anda. Tetapi mengadakan seminar bisa mahal. Ada sejumlah keputusan yang harus Anda buat sehingga Anda akan tahu berapa banyak uang yang harus dianggarkan untuk seminar Anda dan sejumlah faktor yang akan memengaruhi biaya keseluruhan.
Item yang Anda butuhkan
-
Anggaran seminar
-
Perkiraan peserta
-
Daftar vendor
-
Rencana anggaran seminar sebelumnya
Mulailah membuat rencana anggaran untuk seminar Anda dengan menentukan berapa banyak uang yang harus Anda keluarkan untuk itu. Jika organisasi Anda telah memberikan jumlah tertentu untuk acara tersebut, Anda harus tahu apa itu. Jika Anda berencana membebankan biaya untuk seminar dengan harapan dapat mencapai titik impas, Anda harus menentukan berapa banyak biaya berdasarkan jumlah peserta yang diharapkan dan keseluruhan biaya yang diproyeksikan untuk acara tersebut.
Tentukan keseluruhan biaya acara dengan membuat daftar barang yang diperlukan untuk mengadakan seminar. Termasuk hal-hal seperti biaya menyewa fasilitas jika Anda tidak memiliki ruang yang tersedia, biaya menyewa peralatan audio-visual untuk penyaji, biaya penyaji jika dibayar, biaya selebaran dan pena yang dicetak dan biaya sewa meja dan kursi jika Anda berencana untuk melakukannya.
Minta rencana anggaran dari seminar sebelumnya yang diadakan organisasi Anda untuk mengetahui berapa banyak yang dibayarkan untuk masing-masing item ini. Anda juga ingin mendapatkan daftar vendor yang direkomendasikan yang digunakan organisasi Anda di masa lalu. Jika organisasi Anda tidak dapat merekomendasikan vendor, hubungi kamar dagang lokal Anda atau organisasi lain yang memiliki hubungan baik dengan Anda dan tanyakan apakah mereka dapat merekomendasikan vendor. Hubungi vendor yang Anda rencanakan untuk digunakan dan minta perkiraan berdasarkan jumlah peserta yang Anda rencanakan untuk menghadiri seminar Anda.
Pantau perkiraan vendor dengan membuat formulir di komputer Anda. Buatlah bagian untuk setiap item yang Anda butuhkan. Misalnya, buat bagian yang berlabel "audio-visual" dan ketikkan perusahaan dan perkiraan harganya. Jika Anda mendapatkan penawaran dari dua perusahaan, sertakan keduanya dan harganya. Lakukan ini untuk setiap item dalam daftar Anda dan jumlahkan jumlahnya. Jika Anda memiliki harga yang berbeda dari vendor yang sama, mulailah dengan menambahkan jumlah vendor yang Anda sukai dan beralih ke vendor yang lebih murah jika total Anda akhirnya terlalu mahal.
Bandingkan total biaya yang diproyeksikan dari seminar Anda dengan jumlah yang dianggarkan perusahaan Anda untuk mengetahui apakah itu dapat diterima. Jika biayanya terlalu besar, pertimbangkan memungut biaya peserta untuk menghadiri seminar. Bagilah biaya seminar, atau biaya seminar di luar anggaran, dengan jumlah peserta yang diharapkan untuk menentukan berapa banyak Anda harus menagih orang.
