Meskipun menulis surat bisnis tidak selalu sulit, mengingat banyak aturan etiket bisnis bisa menjadi tantangan. Mungkin tampak rumit untuk menulis surat bisnis kepada banyak penerima, tetapi Anda dapat melakukannya dengan panduan langsung. Ikuti etiket yang membedakan surat Anda sebagai profesional dan penuh perhatian saat menyapa semua penerima dengan benar.
Alamat
Mulailah surat Anda dengan menempatkan nama dan alamat Anda di bagian atas, bersama dengan nomor telepon dan alamat email Anda. Setelah spasi ganda, sertakan nama dan alamat masing-masing penerima dalam urutan abjad. Jika satu atau lebih dari penerima menerima surat di alamat yang sama, daftarkan nama mereka bersama dengan alamat tunggal di mana mereka akan menerima surat Anda.
Salam
Salam tidak berubah dengan jumlah penerima. "Terhormat" berlaku untuk banyak penerima dan dianggap sebagai salam default surat bisnis apa pun. Tidak ada aturan yang keras dan cepat dalam menangani individu. Anda dapat menyatakan setiap nama dan judul individual, atau Anda dapat menggabungkan judul-judul dan menyatakan nama-nama individual. Misalnya, "Tuan Smith dan Tuan Jones" atau jamak "Tuan Jones dan Smith" sama-sama sesuai. Untuk perempuan, gunakan Nyonya, Nyonya atau Nona untuk setiap individu, atau Mmes. Untuk jamak, yang terakhir adalah singkatan untuk Mesdames. Misalnya, "Mrs. Johnson dan Miss Smith "dan" Mesdames Johnson and Smith "keduanya dapat diterima.
Badan Surat
Aturan etiket bisnis dalam tubuh surat di mana Anda menangani masalah relatif sederhana dan mengikuti aturan tata bahasa standar untuk bahasa Inggris. Gunakan kata ganti jamak untuk menyapa grup secara keseluruhan. Jika ada masalah individu yang ingin Anda atasi untuk satu orang pada khususnya, alamat bagian dari surat kepada individu ini dengan menggunakan bahasa langsung yang akan memungkinkan Anda untuk memisahkan tindakan yang Anda tangani dari grup. Periksa ulang surat Anda untuk memastikan Anda telah mengikuti aturan tata bahasa yang tepat.
Kesimpulan
Saat menyimpulkan surat Anda, dengan penuh rasa terima kasih ucapkan kepada setiap orang atas waktu dan pertimbangannya. Ikuti ini dengan penutup yang menandai akhir surat; ini bisa "Hormat" atau "Dengan Rasa Syukur." Gandakan ruang dua kali - untuk meninggalkan ruang untuk tanda tangan Anda - dan ruang ganda lagi sebelum menunjukkan apakah Anda memiliki lampiran dan kepada siapa mereka dikirim. Cetak surat itu dan buat fotokopi sebanyak yang diperlukan. Tandatangani setiap salinan surat itu, masukkan masing-masing - bersama dengan lampiran apa pun - dalam amplop yang ditujukan kepada masing-masing penerima, dan kirim.
