Ringkasan eksekutif biasanya merupakan garis besar satu halaman dari memo yang lebih panjang, rencana bisnis, rilis berita, perjanjian hukum atau dokumen penting apa pun. Ringkasan eksekutif harus mengomunikasikan mengapa, apa dan bagaimana masalah ini secara ringkas untuk eksekutif yang sibuk yang tidak punya waktu untuk menggali rincian. Anda harus berasumsi bahwa sementara pembaca tertarik pada masalah ini dan memahami konsep-konsep yang lebih luas yang terlibat, dia tidak akrab dengan detailnya. Sebagai aturan umum, pembaca harus dapat berkomunikasi secara cerdas tentang subjek setelah membaca ringkasan eksekutif.
Jelaskan dengan jelas dalam paragraf pertama apa yang telah terjadi dan mengapa itu terjadi. Pembaca ringkasan eksekutif kemungkinan akan menjadi manajer yang sibuk yang berurusan dengan berbagai masalah dan menyulap berbagai proyek setiap saat. Karena itu Anda harus menjabarkan dasar-dasar dan mengarahkan kembali pembaca sebelum masuk ke detail lebih lanjut. Misalnya, pembukaan ringkasan dapat mengatakan: "Laporan ini merinci perjanjian pemasok yang ditandatangani pada 21 Mei untuk menetapkan harga dan jadwal pengiriman ban yang akan dibeli dari Tyres Inc. untuk tahun yang akan datang." Pembukaan ini akan membantu pembaca mengingat kembali bahwa suatu perjanjian akan dibuat untuk suplai ban dan berfungsi sebagai latihan pemanasan mental yang cepat.
Sebutkan semua poin utama dalam perjanjian, idealnya dalam poin-poin berbeda. Poin-poin mudah untuk dibaca dan diserap karena mereka memecah masalah yang kompleks menjadi bit yang mudah dicerna. Poin-poin tersebut harus mengomunikasikan dasar-dasar perjanjian, daripada pengecualian, klausul khusus atau rincian teknis. Eksekutif yang tidak berurusan dengan ban setiap hari mungkin ingin tahu bahwa Tires Inc. setuju untuk memenuhi pesanan ban dalam waktu 25 hari kalender, tetapi tidak perlu tahu bahwa jika pesanan untuk lebih dari 50.000 ban, tenggang waktu ini memunculkan hingga 30 hari atau untuk ban yang diameternya lebih besar dari 19 inci berlaku aturan khusus. Cukup menambahkan bahwa pesanan besar dan ukuran ban tertentu melibatkan klausul khusus sudah cukup. Ingatlah bahwa pembaca selalu dapat merujuk pada perjanjian hukum lengkap untuk perinciannya.
Jelaskan mengapa perjanjian hukum itu penting. Karena pembaca kemungkinan tidak akan menjadi ahli di bidang tersebut, ia akan bergantung pada Anda untuk menjelaskan pentingnya perjanjian ini. Apakah harga luar biasa menguntungkan, lead time sangat pendek atau penalti sangat curam karena gagal memenuhi pesanan tepat waktu? Jelaskan kekuatan dan, jika memang, kelemahan perjanjian. Ingatlah bahwa jika Anda adalah kekuatan pendorong di belakang perjanjian, ini juga merupakan waktu yang tepat dan mungkin satu-satunya waktu untuk mengklaim penghargaan atas pencapaian Anda.
Selesaikan ringkasan dengan mendaftarkan langkah-langkah selanjutnya. Penandatanganan perjanjian mungkin memerlukan tindakan tambahan, seperti persetujuan oleh kantor pusat, atau perjanjian itu sendiri mungkin tidak lengkap, termasuk klausa yang menyatakan bahwa jadwal pasokan untuk ban truk tidak tercakup oleh dokumen hukum ini dan perjanjian tambahan akan dibuat. menandatangani untuk mereka dalam waktu dekat. Proyeksi "melihat ke depan" ini akan membawa ringkasan ke kesimpulan logis dan memberi pembaca perasaan yang baik tentang apa yang diharapkan selanjutnya. Ini akan mengatur panggung untuk ringkasan eksekutif berikutnya yang akan diikuti.
