Ketika tuan tanah berganti staf kantor, akan sangat membantu untuk memberi tahu penyewa tentang perubahan itu, terutama staf yang sering berinteraksi dengan penyewa. Sangat mudah untuk menyarankan penyewa staf dan perubahan signifikan lainnya melalui surat.
Kumpulkan daftar nama dan alamat semua penyewa yang akan terpengaruh oleh perubahan. Misalnya, jika Anda menyewa ruang di beberapa lokasi dan karenanya mengoperasikan lebih dari satu kantor penyewaan, Anda hanya perlu mengkomunikasikan perubahan tersebut dengan penyewa yang berurusan dengan kantor sewa tempat perubahan itu terjadi. Jika Anda hanya memiliki satu kantor, tentu saja, beri tahu semua penyewa.
Persiapkan surat di bagian atas kop surat perusahaan untuk membuatnya "resmi," dan beri tanggal pada tanggal Anda mengantisipasi sebagian besar surat didistribusikan. Gunakan teknologi mailmerge untuk mempersonalisasi setiap huruf, atau Anda dapat menggunakan format yang lebih umum dengan menyapa setiap huruf "Dear Tenant."
Isi surat harus pendek dan praktis, dan umumnya harus mengambil dua paragraf konten, ditambah paragraf penutup. Laporkan perubahan personil di paragraf pertama. Jika staf baru akan memikul semua tugas karyawan yang akan berangkat, katakan demikian, daftarkan tugas tersebut: "Jennie Smith akan meninggalkan perusahaan pada 12 Maret dan akan digantikan oleh Mary Jones, yang akan bertanggung jawab atas keluhan penyewa, pemeliharaan permintaan, mengumpulkan sewa dan menjawab semua pertanyaan terkait."
Di sisi lain, jika tugas-tugas yang sebelumnya dilakukan oleh karyawan yang pergi akan didistribusikan di antara staf yang ada dan / atau yang baru, jelaskan hal itu pada paragraf pertama; misalnya: "Jennie Smith akan meninggalkan perusahaan pada 12 Maret dan akan digantikan oleh Mary Jones, yang akan bertanggung jawab atas keluhan penyewa dan permintaan perawatan. Joe White akan mengambil alih tanggung jawab mengumpulkan sewa dan menjawab semua pertanyaan terkait."
Dalam paragraf kedua, sertakan semua tanggal terkait; dalam banyak kasus, misalnya, seorang staf pergi pada hari Jumat dan pengganti melaporkan hari Senin berikutnya. Dalam kasus lain, ada periode singkat tumpang tindih sementara karyawan yang berangkat melatih yang baru. Tutup paragraf kedua dengan menyatakan bahwa sejak tanggal perubahan ke depan, semua pertanyaan, komentar, dan masalah terkait harus ditujukan kepada orang-orang yang baru bertanggung jawab atas mereka, dan beri nama lagi. Misalnya, "Mulai 15 Maret, harap ajukan pengaduan dan permintaan pemeliharaan ke Mary Jones, dan hubungi Joe White untuk segala sesuatu yang berkaitan dengan sewa."
Dalam paragraf terakhir, beri tahu penyewa bahwa mereka harus merasa bebas untuk menghubungi Anda dengan segala keprihatinan, komentar, atau pertanyaan. Tanda tangani surat “Hormat,” diikuti dengan nama Anda.
Kiat
-
Tuan tanah atau staf mereka dapat mengirim atau mengirim surat jenis ini dengan tangan; secara bergantian, mereka dapat didistribusikan dengan tanda terima sewa.
Tahan keinginan untuk bersikap akrab dan memberikan terlalu banyak informasi, bahkan ketika segala sesuatunya jelas. "Jennie Smith akan pergi untuk punya bayi," atau "Jennie Smith akan menikah dan pergi berbulan madu, dan kemudian akan keluar dari negara" keduanya adalah contoh memberikan terlalu banyak informasi. Biarkan Jennie berbagi informasinya dengan siapa dia pilih, dan batasi suratmu untuk apa yang diperlukan untuk bisnis.
