Ada berbagai alasan untuk menulis surat bisnis ke salah satu dari ratusan konsulat asing di seluruh dunia. Misalnya, Anda mungkin ingin meminta visa atau informasi perjalanan, untuk menanyakan tentang peluang perdagangan luar negeri, untuk melakukan penelitian urusan luar negeri, atau untuk menulis surat rekomendasi untuk siswa yang bepergian ke luar negeri untuk magang.
Identifikasi nama, gelar, dan alamat individu yang Anda tuju. Setiap konsulat asing memiliki situs web terperinci yang menyediakan direktori personalia, bersama dengan tautan ke berbagai departemen, yang dapat membantu Anda mengidentifikasi orang yang harus Anda hubungi korespondensi Anda.
Ikuti protokol bisnis tradisional saat menulis surat bisnis ke konsulat. Gunakan nama lengkap dan judul individu, departemen dan alamat konsulat, yang diformat berdasarkan sistem surat internasional negara tersebut. Setiap negara berbeda, jadi ikuti arahan yang tercantum di bagian "hubungi kami" di situs web konsulat. Jika Anda mengirim surat cetak, sertakan tanggal di sudut kanan atas surat Anda. Jika Anda mengirim email, jelaskan tujuan korespondensi Anda di baris subjek.
Tulis surat pengantar yang berisi penjelasan tentang siapa Anda, dari mana Anda berasal, mengapa Anda menulis, dan apakah Anda menulis atas nama orang lain atau diri Anda sendiri. Jika Anda menulis atas nama perusahaan, entitas pemerintah, organisasi internasional, atau lembaga pendidikan, catat afiliasi tersebut dengan nama dan sebutkan judul dan kredensial Anda.
Tuliskan pernyataan langsung yang singkat tapi ringkas menguraikan tujuan korespondensi Anda. Bahasa yang diterjemahkan atau ditafsirkan seringkali dapat memiliki dua makna, jadi berhati-hatilah untuk menghindari istilah slang atau bahasa sehari-hari yang mungkin tidak mudah dipahami oleh pembaca asing. Misalnya, frasa, "Saya ingin bersentuhan dengan Anda" harus diganti dengan, "Saya ingin bertanya tentang …"
Batasi surat Anda untuk satu topik dan spesifik tentang hasil yang Anda inginkan dari korespondensi.
Akhiri surat dengan catatan terima kasih dan berikan perincian tentang bagaimana Anda dapat dihubungi. Selalu sertakan nama lengkap Anda. Jangan pernah memalsukan atau membuat pernyataan yang menyesatkan atau berpotensi mengancam dalam surat kepada konsulat asing.
Konsultasikan dengan kantor pos setempat tentang persyaratan pengiriman dan perkiraan waktu pengiriman. Jika Anda melampirkan amplop beralamatkan sendiri yang ditujukan untuk memastikan balasan surat Anda dengan cepat, pastikan Anda memiliki jumlah ongkos kirim A.S. yang sesuai pada amplop yang dikembalikan.
Kiat
-
Situs web konsulat asing Amerika Serikat ditulis dalam bahasa Inggris, sedangkan konsulat asing internasional biasanya ditulis dalam bahasa asli negara tersebut dengan tautan ke versi bahasa Inggris.
