Menurut dokumen Badan Perlindungan Lingkungan (EPA) AS "Pedoman untuk Mempersiapkan Prosedur Operasi Standar (SOP)," "Pengembangan dan penggunaan SOP adalah bagian integral dari sistem kualitas yang sukses karena memberikan individu dengan informasi untuk melakukan pekerjaan. dengan benar dan memfasilitasi konsistensi dalam kualitas dan integritas suatu produk atau hasil akhir. " Dengan demikian, persiapan yang tepat dari SOP adalah kunci untuk meletakkan dasar untuk mencapai proses yang konsisten. Dengan mengikuti beberapa langkah umum, Anda dapat menyiapkan SOP untuk digunakan dalam organisasi Anda.
Identifikasi prosedur atau proses apa dalam organisasi Anda yang memerlukan dokumentasi untuk dilaksanakan secara konsisten dan orang mana yang paling memenuhi syarat untuk membuat SOP terkait. Pendekatan tim dapat digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan SOP dan untuk menulis SOP.
Tentukan sistem penomoran untuk memastikan kontrol dokumen SOP yang memadai. Sistem penomoran harus cukup fleksibel untuk memungkinkan sejumlah SOP dan sejumlah revisi untuk masing-masing SOP. Minta diri Anda atau orang yang ditugaskan untuk mengontrol dokumen mempertahankan daftar master sehingga tidak ada nomor duplikat yang digunakan.
Kembangkan template SOP yang akan diikuti oleh semua SOP organisasi menggunakan perangkat lunak pengolah kata. Untuk prosedur administrasi atau program, template harus mengandung, setidaknya, halaman judul, prosedur (termasuk tujuan, ruang lingkup, ringkasan, definisi, kualifikasi personel, prosedur itu sendiri, daftar periksa dan manajemen catatan), kontrol kualitas dan referensi. Untuk prosedur teknis atau laboratorium, templat tersebut harus memuat, paling tidak, semua bagian untuk SOP administrasi yang tercantum di atas selain informasi keselamatan, peringatan, gangguan, peralatan, dan persediaan di bagian prosedur.
Tulis Prosedur Operasi Standar tentang cara menulis Prosedur Operasi Standar untuk organisasi Anda, yang dikenal sebagai "SOP tentang SOP". Gunakan templat yang dikembangkan dan tentukan harapan Anda tentang bagaimana semua SOP harus disiapkan, misalnya, siapa yang mengidentifikasi kebutuhan, siapa yang menetapkan nomor, format apa yang akan digunakan dan ekspektasi untuk apa yang harus dimasukkan dalam setiap bagian.
Siapkan sisa SOP Anda berdasarkan metode yang ditetapkan dalam SOP tentang SOP, buat revisi kecil untuk meningkatkan proses persiapan dalam hal waktu dan kualitas dokumen yang dihasilkan.
Kiat
-
Lihatlah sebanyak mungkin contoh SOP sebelum Anda mempersiapkannya.
Peringatan
Pastikan template SOP Anda sudah final sebelum menerbitkannya. Setiap perubahan berarti Anda harus merevisi setiap SOP yang ditulis menggunakan templat itu.
