Hibah penggantian menyediakan dana untuk memberikan penerima setelah biaya telah dikeluarkan. Penerima harus mengikuti prosedur tertentu untuk mendapatkan penggantian biaya proyek. Penggantian diberikan pada jadwal pembayaran yang ditetapkan setelah organisasi telah menyerahkan dokumen yang cukup untuk memverifikasi pengeluaran.
Mulai Proyek Anda
Setelah Anda menerima pemberitahuan bahwa Anda terpilih untuk menerima penghargaan hibah, Anda dapat memulai kegiatan proyek Anda. Karena Anda telah diberikan hibah penggantian, diharapkan Anda memiliki kemampuan untuk mendanai kegiatan ini di muka. Apakah dana hibah akan mengganti biaya perekrutan staf atau menyediakan layanan untuk populasi tertentu, organisasi harus menunjukkan sejarah keuangan yang stabil untuk melakukan kegiatan ini. Sebagian besar penerima hibah harus memiliki setidaknya tiga tahun pengalaman untuk memenuhi syarat untuk pendanaan hibah karena alasan ini.
Mendokumentasikan Biaya
Untuk mendapatkan penggantian Anda, sebagian besar lembaga pemberi hibah mengharuskan Anda untuk mendokumentasikan pengeluaran Anda. Dokumentasi yang kredibel mencakup tanda terima, faktur, atau laporan kartu kredit. Meskipun disediakan dokumentasi yang memadai, tidak semua biaya memenuhi syarat untuk penggantian. Pemerintah federal telah memberikan panduan tentang pengeluaran yang diizinkan yang dapat memberikan dana penggantian melalui Kantor Manajemen dan Surat Edaran Anggaran. Jika Anda telah menerima hibah federal, Anda harus mematuhi Circular OMB untuk jenis organisasi Anda. Ada Circular OMB terpisah untuk entitas nirlaba, lembaga pendidikan tinggi, dan pemerintah negara bagian atau lokal.
Penarikan Dana
Agen-agen federal mengharuskan Anda untuk membuat rekening bank untuk menarik dana hibah Anda. Organisasi pemberi memberikan panduan tentang seberapa sering dana Anda dapat ditarik. Biasanya, hibah dapat ditarik secara bulanan atau triwulanan sampai semua dana habis. Anda harus menyerahkan biaya yang dikeluarkan untuk menarik dana untuk periode pelaporan itu. Setelah dana ditransfer ke akun Anda, Anda dapat mengkreditkan uang kembali ke organisasi Anda. Selama setiap periode pelaporan, organisasi harus menyerahkan pengeluaran untuk mendapatkan sisa dana.
Persyaratan pelaporan
Pada akhir periode hibah, setelah semua dana telah dikeluarkan, organisasi diharuskan untuk menyimpan catatan semua biaya yang dibebankan pada hibah untuk jumlah tahun tertentu. Untuk hibah federal, organisasi harus mematuhi pendapatan Internal dan audit Inspektur Jenderal. Pengeluaran yang tidak disimpan dalam file mungkin harus dibayar kembali ke lembaga pemberi. Organisasi juga harus menyimpan catatan hasil dan hasil proyek yang didanai hibah.
