Jika ada satu hal yang cenderung kurang disukai karyawan daripada rapat, itu terjadi ketika waktu rapat telah berubah, memaksa mereka untuk mengubah jadwal mereka. Namun, jauh lebih buruk bagi karyawan Anda untuk tidak mendapat informasi. Buat karyawan Anda tetap berada dalam lingkaran dengan menulis memo yang memberi tahu mereka tentang perubahan itu. Mereka mungkin tidak menyukai pesan itu, tetapi mereka akan menghargai bahwa memo Anda - seperti semua bentuk komunikasi internal terbaik - singkat dan to the point.
Tulis judul informasi memo Anda. Siram ke kiri dan pada empat baris terpisah, spasi tunggal, tulis "Tanggal," "Ke," "Dari" dan "Subjek." Masing-masing harus diikuti oleh titik dua. Setelah "Dari:" tulis nama dan judul Anda.
Tulis tidak lebih dari tiga paragraf dengan spasi tunggal tentang perubahan waktu rapat, dengan spasi ganda di antara paragraf. Di paragraf pertama, tunjukkan dulu waktu dan jadwal pertemuan yang dijadwal ulang. Tunjukkan apakah lokasi rapat telah berubah atau tetap sama.
Jelaskan alasan perubahan waktu dengan cara yang positif. Karyawan mungkin mempertanyakan mengapa waktu rapat telah berubah, tetapi ada potensi untuk membahayakan informasi rahasia organisasi. Atasi masalah ini secara positif dengan mengatakan, "Waktu pertemuan telah berubah untuk mengakomodasi kebutuhan dan jadwal semua orang yang kehadirannya diperlukan pada pertemuan tersebut."
Tulis paragraf ketiga yang optimis. Misalnya, “Terima kasih sebelumnya atas kerja sama Anda dalam mengakomodasi perubahan jadwal ini. Saya berharap dapat melihat Anda di (waktu dan tempat pertemuan)."
Tulis inisial Anda setelah nama Anda untuk tambahan kehadiran dan kredibilitas. Anda tidak perlu menandatangani bagian bawah memo karena nama Anda dicetak di bagian atas, di pos.
Koreksi ulang dan edit memo Anda sebelum Anda menyebarkannya. Jangan pernah membiarkan karyawan menangkap kesalahan dalam materi komunikasi Anda.
Sebarkan memo dengan benar dan untuk eksposur terbaik. Ingatlah bahwa Anda tidak ingin karyawan yang absen untuk kembali ke jalur kantor yang legendaris, "Saya rasa saya tidak mendapatkan memo itu." Memo di seluruh perusahaan sering dipasang di ruang makan siang dan ruang istirahat. Untuk “asuransi” tambahan, buat salinan memo untuk setiap karyawan dan letakkan di kotak suratnya atau di atas mejanya.
