Sistem penggajian adalah media di mana Anda memproses penggajian Anda sehingga persyaratan federal dan negara bagian yang diperlukan dapat dipenuhi. Secara khusus, Departemen Tenaga Kerja A.S. mengharuskan Anda untuk memberikan kompensasi kepada karyawan dengan benar dan tepat waktu; Layanan Pendapatan Internal membutuhkan pemotongan pajak gaji federal; departemen tenaga kerja negara bagian mewajibkan Anda untuk menerapkan undang-undang perburuhan negara bagian, dan agen perpajakan negara bagian mewajibkan pemotongan pajak gaji negara. Saat merancang sistem penggajian, pilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Nilai persyaratan penggajian Anda untuk menentukan sistem yang tepat. Sistem manual membutuhkan pemrosesan gaji dengan tangan. Ini memiliki risiko lebih besar untuk kesalahan, jadi gunakan hanya jika Anda memiliki sedikit karyawan. Sistem komputerisasi in-house membutuhkan pemrosesan melalui perangkat lunak penggajian. Gunakan itu untuk menyederhanakan proses penggajian. Sistem eksternal membutuhkan outsourcing tugas penggajian ke penyedia layanan penggajian. Gunakan jika Anda ingin menghilangkan atau secara signifikan mengurangi tugas pemrosesan gaji Anda.
Buat sistem manual, jika itu yang Anda pilih. Beli lembar waktu standar di toko peralatan kantor, atau buat dengan spreadsheet atau program suite kantor. Beli cek gaji kosong dari toko peralatan kantor, atau gunakan cek bank Anda. Gunakan mesin tik untuk mencetak gaji atau menulisnya dengan tangan.
Sistem ini mengharuskan Anda untuk menghitung upah dan pemotongan secara manual. Tetap mengikuti undang-undang pemotongan, pengarsipan pajak, dan setoran pajak federal melalui IRS Circular E. Hubungi agen pendapatan negara Anda untuk mendapatkan panduan pajak gaji negara. Periksa tiga kali daftar gaji sebelum mengeluarkan cek gaji. Ajukan hard copy laporan penggajian di area rahasia.
Buatlah sistem komputerisasi in-house jika itu yang Anda pilih. Beli perangkat lunak penggajian yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Usaha kecil, misalnya, dapat menggunakan QuickBooks, perusahaan menengah dapat menggunakan Perangkat Lunak Utama dan perusahaan besar dapat menggunakan Mangrove. Anda dapat membuat karyawan Anda setiap jam membuat jam waktu reguler, tetapi sistem jam waktu yang terkomputerisasi, seperti Kronos, lebih efisien karena memungkinkan Anda untuk mengimpor waktu ke perangkat lunak penggajian. Perangkat lunak ini menghitung upah dan pemotongan, memungkinkan setoran langsung, mencetak cek gaji dan bertopik gaji, memiliki tabel pajak federal dan negara bagian yang tertanam dalam sistem, dan menyimpan serta mencetak laporan penggajian.
Buat sistem eksternal jika Anda memilih rute itu. Sebagian besar penyedia layanan penggajian mengharuskan Anda untuk mengunggah jam penggajian Anda melalui Internet, atau mengirimkannya melalui faks atau email. Penyedia memproses penggajian Anda dan mengirimi Anda gaji dan laporan penggajian pada setiap hari gajian. Beberapa perusahaan memungkinkan Anda akses online ke sistem mereka, yang memungkinkan Anda untuk mencetak laporan dan gaji ke printer laser Anda sendiri.
Saat membuat sistem ini, penyedia harus meminta Anda menandatangani kontrak yang disepakati bersama yang merinci layanannya dan memberi Anda daftar harganya. Untuk tujuan setoran langsung, berikan penyedia nomor rekening dan nomor rute penyedia Anda. Jika penyedia akan menangani urusan pajak dan tunjangan Anda, Anda harus menandatangani dokumen kuasa yang memberikan izin padanya.
Kiat
-
Anda dapat dikenakan biaya IRS untuk kesalahan pajak yang dilakukan pihak ketiga. Akibatnya, selalu periksa ulang pekerjaan penyedia layanan penggajian. Buat diagram alur untuk sistem penggajian Anda. Bagan menunjukkan tugas-tugas yang terlibat dalam memproses gaji Anda dari awal hingga selesai berdasarkan sistem yang dipilih.
