Meskipun ada kemajuan teknologi dalam komunikasi elektronik, mesin faks tetap menjadi metode penting untuk menyebarluaskan dokumen hingga 2015. Lembar penutup faks berperan penting dalam memberi tahu penerima tentang siapa yang harus mendapatkan faks, dan apa yang ada di dalamnya.
Pengirim dan Penerima
Salah satu fungsi utama dari lembar sampul faks adalah untuk mengidentifikasi pengirim dan penerima dokumen. Meskipun lembaran penutup bersifat opsional, kurangnya informasi kontak dasar dapat menyebabkan hilangnya transmisi. Jika penerima yang dituju tidak mengangkat faks, peringatan "Penerima" pada lembar sampul membantu dokumen mencapai orang yang tepat. Selain itu, penerima faks yang mengenali nama pengirim mungkin menangani dokumen dengan lebih cepat. Banyak perusahaan memiliki lembar sampul faks berbasis template dengan nama dan logo mereka yang sudah dicetak pada halaman.
Detail Dokumen
Lembar penutup faks biasa juga memiliki bagian untuk alasan pengiriman faks, atau komentar pada lampiran dokumen. Bagian ini berguna ketika pengirim memiliki kekhawatiran tentang apakah seseorang akan menganggap serius transmisi tersebut. Jika sebuah bisnis mengajukan proposal penawaran yang tidak diminta, misalnya, sampul dapat menyatakan manfaatnya bagi penerima yang membaca materi. Detail pada dokumen juga dapat mengingatkan penerima bahwa materi yang dikirim melalui faks merupakan tindak lanjut dari diskusi atau kesepakatan sebelumnya.
Nomor Tanggal dan Halaman
Tanggal pengiriman dan jumlah halaman yang dikirim juga merupakan elemen umum pada lembar sampul. Keduanya penting untuk pencatatan dan akurasi. Tanggal pada sebuah faks memungkinkan pengirim untuk membuktikan bahwa ia memenuhi pengajuan tenggat waktu tertentu. Jumlah halaman dalam faks sangat penting untuk melindungi dari transmisi yang tidak lengkap. Lembar depan mungkin menyatakan, "5 halaman termasuk lembar depan." Ini memberi tahu penerima bahwa transmisi harus berisi lima halaman total. Jika ada yang hilang, penerima dapat memberi tahu pengirim tentang dokumen yang tidak lengkap.
detil tambahan
Halaman sampul faks juga digunakan untuk menyampaikan pengungkapan privasi dan keamanan dengan dokumen tertentu. Instansi pemerintah, lembaga keuangan, dan kantor hukum adalah di antara organisasi yang mungkin memiliki kerahasiaan atau pernyataan privasi di sampul. Pernyataan ini memperingatkan penerima akan sifat rumit dari enklosur dan membantu memastikan akuntabilitas dalam menjaga dokumen rahasia. Faks juga dapat mengikat penerima secara hukum dengan persyaratan kontrak atau peraturan. Beberapa perusahaan menggunakan transmisi faks untuk mengirim dokumen seperti memo, dan hanya menyertakan lembar sampul dengan ringkasan atau pesan singkat pada satu halaman.
