Mengalamatkan surat bisnis kepada satu orang relatif sederhana. Anda menulis nama dan alamat orang tersebut menggunakan format Kantor Pos A.S., dan menindaklanjuti dengan "Bapak / Tuan yang terhormat / Tuan." Ketika Anda perlu alamat beberapa penerima dalam surat bisnis yang sama, semuanya menjadi lebih rumit. Bergantung pada lokasi penerima, Anda akan alamat masing-masing penerima secara individual atau Anda akan menggunakan notasi "salinan karbon" - "cc" - di bagian bawah surat itu.
Banyak Orang, Alamat yang Sama
Saat menangani beberapa penerima di organisasi yang sama, tidak perlu mengulangi alamat tersebut beberapa kali. Cukup tulis nama dan judul masing-masing penerima diikuti dengan satu alamat perusahaan. Seharusnya terlihat seperti ini:
Ms. Mary Harris, CEO
Bapak Robert Martinez, Direktur Fasilitas
Philippa Bennett-Price, Direktur Keuangan
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Salam Anda kemudian harus mencantumkan nama-nama dalam urutan yang sama dengan alamat, diikuti oleh titik dua (":"), misalnya "Dear Ms. Harris, Mr. Martinez dan Dr. Bennett-Price:" Writing "Dear Mary, Robert dan Philippa: "baik-baik saja jika Anda menggunakan nama depan. Adalah sopan untuk mengirim surat dan amplop terpisah kepada setiap orang, jadi cetak dan tandatangani salinan asli untuk setiap penerima.
Banyak Orang, Alamat Berbeda
Ketika surat yang sama ditujukan ke beberapa penerima di lokasi yang berbeda, setiap orang menerima surat yang ditujukan secara individual. Tunjukkan bahwa Anda telah mengirim surat kepada orang lain dengan meletakkan "cc:" di bagian bawah surat di bawah garis tanda tangan, diikuti dengan nama-nama penerima lain dalam urutan abjad. "CC" adalah singkatan dari carbon copy, merujuk pada kertas karbon yang digunakan untuk membuat salinan dokumen tambahan sebelum ditemukannya mesin fotokopi - hari ini, kami menggunakan frasa "courtesy copy." Pastikan untuk merevisi baris "cc:" di setiap huruf sehingga setiap penerima tahu siapa semua penerima lainnya. Sertakan alamat mereka jika ini akan membantu penerima Anda.
Ketika Ada Banyak Penerima
Ketika Anda memiliki banyak penerima seperti anggota komite, mungkin lebih tepat untuk menyiapkan satu surat yang ditujukan kepada grup, dan menempatkan blok distribusi di akhir surat. Dapat diterima untuk menyambut kelompok yang lebih besar sebagai kumpulan orang, misalnya, "Hubungan Investor yang Terhormat" atau "Anggota Dewan yang Terhormat." Jika surat itu didistribusikan secara internal di dalam organisasi Anda sendiri, boleh saja menggunakan salam informal "Dear all."
Sebuah Kata Peringatan
Meskipun ada etiket tertentu untuk menangani surat ke banyak penerima, tidak ada aturan yang sulit dan cepat. Perusahaan Anda mungkin memiliki gayanya sendiri yang mungkin mengikuti atau tidak mengikuti standar tradisional. Konsistensi memberikan kesan yang baik tentang merek Anda, jadi pastikan bahwa semua karyawan Anda mengikuti gaya yang sama dalam setiap komunikasi bisnis.
