Matriks distribusi dokumen memberi Anda referensi visual untuk menentukan cara berkomunikasi dengan berbagai macam orang. Matriks ini berguna dalam bisnis, sekolah, dan organisasi lain yang berkomunikasi melalui dokumen cetak atau komputer. Alat spreadsheet yang terkomputerisasi, seperti Excel, Numbers, 1-2-3 atau Calc, adalah alat terbaik untuk membuat matriks distribusi dokumen, tetapi Anda bisa menggunakan perangkat lunak apa pun yang memungkinkan Anda membuat tabel. Jika organisasi Anda kecil, Anda mungkin bisa menggambar matriks Anda dengan tangan.
Luncurkan buku kerja baru di program spreadsheet Anda atau atur tabel baru di program pengolah kata. Program spreadsheet dapat menangani lebih banyak data daripada tabel, jadi pilih format itu jika Anda memiliki opsi.
Buat daftar setiap jenis dokumen yang Anda gunakan untuk organisasi Anda di baris atas spreadsheet Anda, mulai dari kolom kedua. Jenis dokumen untuk matriks umum dapat mencakup kalender, notulen rapat, laporan pendapatan, dan buletin khusus. Jika matriks Anda adalah untuk proyek tertentu, buatlah daftar masing-masing dokumen yang terkait dengan proyek daripada kategori dokumen. Misalnya, matriks dokumen proyek konstruksi dapat mencantumkan item seperti gambar listrik, gambar arsitektur, ketinggian, dan salinan izin khusus.
Daftarkan semua anggota bisnis atau organisasi Anda di kolom pertama di sebelah kiri spreadsheet Anda, mulai dari baris kedua. Bagi orang-orang ke dalam kategori, jika ada. Misalnya, dalam matriks bisnis kecil, kategori mungkin "Manajemen," dengan semua personel manajemen terdaftar secara alfabet di bawah judul kategori, "Karyawan" dengan yang tercantum secara alfabet di bawah ini, "Klien" dengan yang tercantum secara alfabet dan "Pemasaran" dengan semua kontak pemasaran eksternal Anda tercantum.
Periksa baris dan kolom tajuk Anda untuk memastikan kedua daftar lengkap. Jika itu membuat melihat matriks lebih mudah, tambahkan naungan ke baris kategori anggota sehingga Anda memiliki jeda antara jenis orang yang menerima dokumentasi Anda.
Tulis kolom dokumen pertama Anda, yang akan menjadi Kolom B di sebagian besar program spreadsheet, dan tempatkan "e" di sel di sebelah nama orang yang harus menerima dokumen itu secara elektronik. Tempatkan "p" di sel di sebelah setiap orang yang harus menerima salinan kertas dari dokumen itu. Jika seseorang tidak boleh menerima dokumen itu, biarkan sel di sebelah namanya kosong. Jika kebutuhan Anda lebih kompleks, modifikasi notasi yang sesuai dengan organisasi Anda. Misalnya, Anda dapat mengetik "2 salinan kertas" atau "p-2" untuk menunjukkan beberapa salinan. Selama semua orang di organisasi Anda memahami notasi, gunakan metode apa pun yang cocok untuk Anda.
Ulangi proses untuk setiap kolom, tulis daftar untuk menandai kertas dan salinan elektronik. Ini melengkapi matriks distribusi dokumen Anda.
Buat hyperlink dari lembar kerja matriks distribusi dokumen Anda ke dalam basis data informasi kontak Anda jika memungkinkan. Ini akan memungkinkan Anda mengklik nama dalam matriks Anda untuk membuka informasi kontak orang itu sehingga Anda dapat dengan mudah mengirim salinan elektronik atau kertas. Periksa file "Bantuan" program spreadsheet Anda untuk mempelajari cara melakukan ini.
Kiat
-
Anda juga dapat menggunakan matriks distribusi dokumen untuk merekam di mana dokumen Anda disimpan. Dalam hal ini, daftarkan dokumen Anda di kolom pertama dan lokasi penyimpanan Anda di bagian atas, seperti "server Web," "lemari arsip kantor utama 1," "Komputer Penerimaan" dan sebagainya. Tempatkan "X" di sel tempat baris judul dokumen dan kolom lokasi penyimpanan bertemu.
