Pemetaan informasi adalah metode dokumentasi yang jelas dan efektif untuk perusahaan yang telah mengembangkan prosedur, kebijakan, dan dokumen pendukungnya. Bisnis yang baru mulai memformalkan prosedur mereka juga dapat mengambil manfaat dari metode dokumentasi pemetaan informasi. Pemetaan informasi memperlancar dokumentasi dengan mencegah duplikasi instruksi atau informasi lintas prosedur. Ini juga menyediakan format untuk mengatur informasi dalam dokumen sehingga lebih mudah dipahami. Mengubah dokumentasi perusahaan Anda ke format peta informasi dapat dilakukan dalam beberapa langkah langsung, meskipun memakan waktu.
Tinjau semua dokumentasi perusahaan dan atur secara sistematis konten ke dalam kategori yang berisi instruksi serupa. Saring konten kategori dengan menghapus konflik dan duplikasi.
Sebagai contoh, banyak prosedur memiliki bagian untuk tanggung jawab. Untuk jenis konten ini, Anda akan mengkompilasi semua informasi "jenis" tanggung jawab di semua dokumentasi. Dengan melakukannya, Anda dapat melihat konflik dalam tanggung jawab atau bidang di mana satu tanggung jawab tumpang tindih dengan yang lain. Dari sini, rampingkan konten untuk menghapus duplikasi atau konflik. Konten lain yang perlu dipertimbangkan termasuk definisi dan tindakan pencegahan keselamatan.
Buat dokumen pusat atau repositori informasi yang dikendalikan revisi lainnya untuk setiap jenis konten.
Kembali ke contoh tanggung jawab kami, buat satu dokumen yang mencantumkan konten tanggung jawab yang telah Anda sempurnakan pada langkah terakhir. Pastikan untuk merujuk prosedur di mana tanggung jawab dilaksanakan. Ini memastikan bahwa dokumentasi saling dirujuk dengan benar.
Sekarang konten serupa dipindahkan ke dokumen pusat, konten lama dapat dihapus dari prosedur asli. Hapus konten lama dari prosedur asli, berikan referensi ke dokumen referensi pusat yang baru.
Perbarui konten dokumentasi yang tersisa selama proses revisi ke format yang dipetakan informasi. Atur konten dokumen dengan mengelompokkan informasi terkait. Sertakan sub-judul. Gunakan tabel jika memungkinkan sehingga konten dapat divisualisasikan dengan lebih baik. Tetapkan praktik-praktik terbaik dengan memasukkan pengetahuan kesukuan atau langkah apa pun yang biasanya dilakukan karyawan tetapi belum didokumentasikan dalam prosedur.
Kiat
-
Pemetaan informasi berkisar dari yang sederhana sampai yang kompleks dan selanjutnya dapat ditingkatkan dengan memasukkan umpan balik yang terukur untuk manajemen. Untuk implementasi yang lebih kompleks, layanan profesional dari perusahaan seperti Information Mapping, Inc. perusahaan pendiri dapat digunakan untuk mengoptimalkan prosedur yang dipetakan atau tidak dipetakan. (Lihat Sumberdaya)
