Kebijakan dan prosedur adalah persyaratan bagi sebagian besar organisasi. Banyak yang harus menulis jenis dokumen ini karena mereka harus mematuhi peraturan, seperti Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO). ISO adalah keluarga standar yang berfokus pada peningkatan jaminan kualitas. Salah satu contoh kebijakan dan prosedur yang paling umum yang ditulis organisasi adalah Standard Operating Procedure (SOP).
Kebijakan
Kebijakan menyatakan aturan yang akan diterapkan perusahaan di seluruh organisasi atau departemen. Misalnya, perusahaan memiliki kebijakan tentang kata sandi. Ini dapat menyatakan bahwa karyawan harus mengubah kata sandi setiap 60 hari. Kebijakan ini juga dapat menyatakan bahwa sistem akan memberi tahu karyawan 14 hari sebelum kata sandi mereka kedaluwarsa. Kebijakan harus jelas, singkat dan konsisten. Kebijakan juga akan memiliki akronim di dalamnya. Penulis harus menjabarkannya saat pertama kali digunakan dan kemudian menggunakan akronim sepanjang sisa kebijakan.
Prosedur
Prosedur menerapkan kebijakan. Prosedur memberikan informasi terperinci, seperti petunjuk langkah demi langkah tentang cara melakukan tugas. Contoh prosedur adalah cara membuat akun jaringan baru. Langkah pertama mungkin termasuk manajer yang harus mengisi formulir untuk karyawan barunya. Formulir ini mungkin mengharuskan manajer untuk memberikan informasi, seperti nama lengkap karyawan baru, jabatan, dan departemen tempat karyawan baru akan bekerja. Manajer kemudian menyerahkan formulir ke departemen TI. Administrator jaringan kemudian akan memiliki prosedur yang harus dia ikuti. Ini dapat mencakup pengaturan akun email dan jaringan dan membuat lencana keamanan. Prosedur harus mudah diikuti. Penting untuk diingat bahwa prosedur berubah selama periode waktu tertentu. Oleh karena itu, perusahaan harus meninjaunya setidaknya setahun sekali. Itu harus menunjuk seseorang untuk memperbarui prosedur. Seperti halnya kebijakan, prosedur harus konsisten, singkat dan akurat.
SUAP
SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure. Jenis dokumen ini menjelaskan apa yang organisasi dan departemennya lakukan. Selain itu, ini menjelaskan peran dan tanggung jawab karyawan. Kemudian SOP biasanya akan mencakup kebijakan dan prosedur untuk setiap departemen. Misalnya, kebijakan akan mencakup aturan untuk pembelian perangkat keras. Kemudian prosedur akan memberikan petunjuk langkah demi langkah tentang cara membeli perangkat keras. Meskipun SOP terutama terdiri dari teks, yang baik harus mencakup bagan organisasi, diagram, diagram alir, dan alur kerja.
