Utang akun, atau AP, diklasifikasikan sebagai liabilitas lancar dan dilaporkan di neraca. Untuk menutup buku pada akhir bulan dan pada akhir tahun Hutang Usaha harus dalam rekonsiliasi. Ini bisa menjadi akun yang sangat besar atau kecil jika Anda adalah bisnis kecil.
Jika perusahaan Anda menggunakan metode akuntansi akrual, itu mencatat pengeluaran saat terjadi, bukan ketika mereka sebenarnya dibayar. Jika demikian, akun AP digunakan secara luas. Umumnya, perusahaan menggunakan saldo buku besar (jumlah total) dan saldo anak perusahaan (perincian akun) untuk mencatat hutang usaha.
Dapatkan saldo buku besar umum atau jumlah hutang usaha dan saldo buku besar anak perusahaan atau rincian AP. Kedua catatan ini harus memiliki jumlah yang sama untuk merekonsiliasi akun.
Gunakan program spreadsheet untuk mengatur rekonsiliasi hutang yang dibayarkan. Gunakan kolom A untuk memasukkan saldo hutang yang dibayarkan sesuai dengan buku besar umum. Gunakan kolom B untuk memasukkan rincian saldo hutang dagang. Jika dua ini cocok, akun tersebut direkonsiliasi. Jika ada perbedaan rekonsiliasi, ada lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan sebelum Anda menutup akun.
Tinjau item dalam detail akun atau anak perusahaan yang tidak ada dalam buku besar umum. Juga, perhatikan setiap item dalam buku besar umum yang dihilangkan dari detail akun. Tambahkan dan kurangi item ini sesuai dari setiap catatan.
Cari kemungkinan kesalahan perekaman untuk membantu Anda merekonsiliasi hutang Anda.
Temukan entri yang diposting langsung ke buku besar umum dan tidak dicatat dalam buku besar pembantu atau detailnya. Tambahkan entri ini ke sisi buku besar pembantu atau rekonsiliasi.
Cari entri dalam sub buku besar yang tidak dicatat dalam buku besar umum. Tambahkan jumlahnya ke kolom buku besar umum rekonsiliasi.
Tinjau entri pada piutang dan rincian hutang atau sub buku besar. Pastikan entri dicatat dengan benar sebagai debit dan kredit. Kesalahan pencatatan umum termasuk kredit pada piutang atau debet untuk mencatat hutang.
Periksa entri akun tunai. Cari kredit dan debet tunai bukan hutang.
Buat entri penyesuaian untuk menutup buku jika akun masih tidak berdamai. Jika perbedaannya melebihi ambang materialitas perusahaan Anda, teruskan meninjau semua entri sampai buku-buku tersebut direkonsiliasi.
Kiat
-
Pertimbangkan berinvestasi dalam perangkat lunak rekonsiliasi otomatis untuk membantu Anda menutup buku lebih efisien. Program-program ini akan membantu Anda menemukan perbedaan dalam buku Anda lebih cepat daripada menggunakan pencarian manual.
