Proposal tertulis selalu menawarkan untuk menjawab kebutuhan dengan layanan, produk, atau proyek. Agar berhasil, proposal harus secara bersamaan menginformasikan dan meyakinkan audiensnya tentang kualifikasi, solusi, dan anggaran pengusul.Proposal yang diminta biasanya menyediakan informasi spesifik yang diminta pembaca dalam urutan dan format tertentu. Proposal yang tidak diminta terkadang perlu meyakinkan pembaca bahwa ada kebutuhan. Either way, proposal harus memiliki awal, tengah dan akhir yang menarik. Sesuaikan setiap bagian dari proposal Anda untuk secara ringkas memberikan apa yang perlu diketahui pembaca Anda untuk menerima solusi yang diajukan dengan percaya diri.
Awal
Buat "masalah utama" proposal Anda. Biasanya ini terdiri dari surat pengiriman, halaman judul, daftar isi dan ringkasan proyek. Ringkasan proposal Anda dapat berbentuk ringkasan eksekutif 100 hingga 300 kata atau satu halaman.
Mulailah proposal Anda dengan tajuk "Pendahuluan." Ungkapkan tujuan proposal Anda dan tinjau isinya. Jelaskan hubungan Anda dengan pembaca Anda atau dengan berbagai sumber informasi. Jelaskan secara singkat solusi Anda, terutama manfaatnya, untuk menarik pembaca Anda.
Diskusikan "Latar Belakang" proposal Anda. Nyatakan masalahnya dan jelaskan audiens Anda. Tunjukkan bahwa Anda telah meneliti masalah dengan baik dari berbagai sudut untuk menghasilkan solusi yang baik. Nyatakan dengan jelas tempat dan asumsi Anda dan tentukan persyaratan dasar apa pun yang Anda gunakan dalam proposal.
Tengah
Jelaskan "Solusi" Anda. Perlihatkan kepada pembaca Anda mengapa solusi Anda adalah cara terbaik untuk mengatasi masalah yang mendesak ini. Diskusikan manfaat dari solusi Anda secara persuasif, lebih disukai menggunakan fakta dan angka keras untuk mendukung klaim Anda.
Jelaskan "Pendekatan" atau "Metodologi" yang dengannya Anda akan mengimplementasikan solusi Anda. Masukkan informasi tentang bagaimana Anda akan mengurutkan dan mengelola pekerjaan dan memastikan tenaga kerja dan sumber daya yang memadai untuk memberikan hasil yang berkualitas. Detail jadwal yang menunjukkan tonggak utama dan pos pemeriksaan kritis, dan rencana kerja yang menunjukkan keterlibatan semua peserta sepanjang waktu.
Daftarkan "Kualifikasi" Anda untuk membuat pembaca Anda nyaman dan percaya diri dengan kemampuan Anda. Berikan bukti bahwa Anda dan tim Anda, jika ada, memiliki pengalaman dan latar belakang untuk melakukan pekerjaan dengan baik.
Detail “Anggaran” yang mencantumkan semua sumber daya yang Anda perlukan dan biaya terkait. Hitung total biaya usaha, termasuk tenaga kerja, bahan, peralatan, persediaan, dan sebagainya.
Akhir
Akhiri dengan "Kesimpulan" yang menegaskan kembali dan menyoroti manfaat dari solusi Anda. Mendesak persetujuan dengan memberi semangat, percaya diri dan meyakinkan. Tawarkan untuk memberikan informasi tambahan sesuai kebutuhan.
Tuliskan "Referensi" Anda. Sebutkan sumber yang Anda gunakan untuk mengembangkan proposal Anda.
Kompilasi bagian “Lampiran” yang terdiri dari dokumen tambahan yang mendukung klaim atau menggambarkan pernyataan yang dibuat dalam proposal Anda. Ini mungkin termasuk spreadsheet, diagram alur, proyek serupa atau studi kasus, resume, surat rekomendasi, kertas putih dan sebagainya.
Kiat
-
Kebutuhan informasi audiens Anda harus mengarahkan apa yang akan dimasukkan atau dikecualikan dari proposal Anda.
Pimpin pembaca Anda mulai dari keprihatinan tentang masalah hingga kegembiraan tentang solusi Anda. Awali informasi biaya Anda dengan kualifikasi meyakinkan Anda, dan ikuti dengan ringkasan peluang dan manfaat menarik dari solusi Anda.
Anda mungkin tidak memerlukan semua bagian yang disebutkan di atas dan bahkan mungkin menggabungkan beberapa bagian menjadi satu. Sebaliknya, Anda dapat membuat bagian baru untuk memuaskan kebutuhan pembaca Anda. Misalnya, tambahkan bagian "Tinjauan Sastra" setelah "Latar Belakang" untuk menggambarkan pekerjaan yang terkait erat dengan proposal Anda; atau, tambahkan bagian "Kontrak" setelah "Kualifikasi" untuk menunjukkan asumsi, harapan, atau pengecualian kontrak Anda.
Format proposal Anda agar mudah dibaca. Buat setiap paragraf untuk memulai atau mengakhiri dengan poin utama Anda, sisakan bagian tengah untuk detail atau contoh. Pastikan setiap paragraf tidak lebih dari 10 baris. Cetak miring atau garis bawahi poin-poin penting dan gunakan judul dan subjudul untuk membantu pembaca menemukan informasi dengan cepat. Kecuali diinstruksikan sebaliknya, gunakan ukuran font 10 hingga 12 poin di seluruh.
Periksa proposal Anda untuk kesalahan pengejaan dan tata bahasa. Jika memungkinkan, dapatkan set mata baru untuk meninjau proposal Anda sebelum mencetak dan mengirimkannya.
Buat template dan sesuaikan bagian proposal sukses yang dapat diterapkan dalam proposal mendatang.
