Menulis dalam format bisnis berbeda dari jenis penulisan lainnya. Pedoman lebih kaku, dan gaya penulisan Anda biasanya sudah ditentukan sebelumnya. Tujuan ketika menulis dengan gaya bisnis adalah selalu tampil profesional. Sebagian besar tulisan yang Anda lakukan akan ditujukan untuk klien, rekan kerja, atau atasan yang ada atau potensial. Beberapa dokumen ini dapat memengaruhi kinerja Anda atau perusahaan Anda, jadi mengikuti pedoman ini sangat penting.
Gunakan format blok, modifikasi-blok, atau semi-blok saat menulis surat bisnis. Format blok paling umum digunakan. Dalam format ini semuanya dibenarkan dan spasi tunggal, dengan pengecualian ruang ganda antara paragraf.
Tulis dokumen Anda untuk audiens. Fokuslah pada kebutuhan dan minat mereka, bukan pada Anda. Pikirkan tentang apa yang perlu diketahui pembaca dan tentukan cara yang tepat untuk menyampaikan informasi kepada pembaca tertentu.
Gunakan nada formal saat menulis kepada atasan atau klien. Hanya gunakan nada informal untuk memo atau email ke rekan kerja.
Menekankan informasi positif, dan fokus pada manfaat bagi pembaca. Ini sangat penting saat menulis surat yang berisi pesan negatif.
Tulis dengan jelas dan singkat. Anda dapat melakukan ini dengan membuat paragraf singkat, dengan menyatakan informasi penting di awal dokumen dan paragraf dan dengan menggunakan daftar bila memungkinkan. Ini membantu pembaca Anda, yang biasanya terdesak waktu, menemukan informasi penting bahkan jika mereka hanya membaca sekilas dokumen.
Periksa ulang dokumen Anda untuk memastikannya bebas dari kesalahan pengejaan, tata bahasa, dan tanda baca. Kesalahan apa pun dalam tulisan Anda dapat membuat Anda tampak tidak profesional atau ceroboh.
Kiat
-
Secara umum tidak apa-apa menggunakan kata "I" dan "you" dalam dokumen bisnis. Namun, berhati-hatilah saat menggunakan kata "kami," karena ini mengubah kata-kata Anda menjadi refleksi seluruh perusahaan.
Selalu gunakan tanda titik dua, bukan koma, setelah salam dalam surat bisnis.
