Kop surat bisnis dan pribadi biasanya datang dalam dua versi: pracetak dan elektronik. Bagaimana cara Anda menduplikasi kop surat Anda tergantung pada versi yang Anda miliki dan berapa banyak salinan yang Anda butuhkan. Dalam hal apa pun, Anda ingin mendapatkan duplikat yang jernih, bersih, dan sedekat mungkin dengan aslinya.
Duplikat dari Kop Surat Dicetak
Bawa ke printer komersial jika Anda memiliki karya seni digital asli kop surat Anda dan Anda perlu beberapa ratus salinan. Juga bawalah sampel dengan Anda dan minta printer untuk mencocokkannya sedekat mungkin.
Tanyakan kepada printer apakah ia dapat mereplikasi jika Anda tidak memiliki karya seni asli kop surat Anda. Juga tanyakan berapa dia akan mengenakan biaya untuk layanan desain tambahan. Banyak printer komersial akan melakukan ini dengan sedikit biaya.
Jalankan salinan kop surat yang bersih melalui mesin fotokopi berwarna jika Anda hanya perlu beberapa salinan. Anda juga dapat memindai kop surat dan mencetaknya, terutama pada printer laser berkualitas tinggi. Either way, gunakan kertas yang sama persis atau mendekati aslinya.
Duplikasi dari Kop Surat Elektronik atau Digital
Buka file jika karya seni asli kop surat Anda ada pada dokumen pengolah kata, lalu simpan saja sebagai templat yang dapat Anda gunakan berulang kali di masa mendatang. Di Microsoft Word, buka "File" lalu "Save As" dan ubah "Save as type" menjadi "Document Template." Berikan nama yang dapat dikenali file seperti Kop Surat ABC dan kemudian pilih "Simpan." Untuk menggunakan template ini nanti, buka "File" lalu "New Document" dan pilih "Templates on My Computer."
Pindai secara terpisah header dan footer dari salinan bersih pada skala 100% jika Anda tidak memiliki karya seni asli kop surat Anda. Pindai gambar dengan erat dengan sedikit atau tanpa ruang tambahan di sekitarnya. Simpan setiap gambar sebagai file jpeg dan ingat di mana Anda menyimpannya karena Anda harus mendapatkannya nanti.
Pergi ke "Lihat" lalu "Header dan Footer" untuk menampilkan kotak header Anda pada dokumen Word baru. Dengan kursor Anda di dalam kotak, pilih "Sisipkan" lalu "Gambar" lalu "Dari File." Arahkan ke tempat Anda menyimpan gambar yang dipindai. Pilih gambar tajuk Anda dan klik "Sisipkan."
Klik kanan pada gambar di header dan pilih "Format Gambar." Pada tab Ukuran, centang kotak "Rasio Aspek Kunci" dan ubah tinggi skala menjadi "100 persen." Pada tab Tata Letak, pilih "Di depan teks ”Sebagai gaya pembungkus dan centang“ Tengah ”untuk perataan horisontal.
Pergi ke "Lihat" lalu "Header dan Footer" dan letakkan kursor Anda di dalam kotak footer di bagian bawah dokumen Word. Kemudian ikuti prosedur yang sama untuk memasukkan, mengukur dan menyelaraskan gambar footer Anda di dalam kotak. Simpan dokumen baru Anda sebagai templat yang dapat Anda gunakan berulang kali di masa mendatang.
Peringatan
Instruksi mungkin sedikit berbeda untuk versi Microsoft Word lebih tinggi dari 2003 dan pada perangkat lunak pengolah kata lainnya. Jika karya seni digital asli Anda dalam format pengolah kata, simpan atau pindai dokumen sebagai jpeg yang dapat Anda potong dan masukkan ke dalam dokumen Word seperti yang diperintahkan sebelum disimpan sebagai templat. Anda mungkin harus bermain dengan pengaturan pemindai untuk mendapatkan gambar yang bagus yang tidak terlalu besar. Usahakan ukuran gambar kurang dari 500 kb.
